| Changement d’année pour la numérotation des dossiers et modification du prochain numéro de dossier. Numérotation automatique des dossiers: ***A faire par l’administrateur du système en janvier seulement, car le programme utilise l’année en cours. *** Veuillez accéder au menu “Administration/Dossiers/Changement d’année (numéros des dossiers)”. À la question “Voulez-vous réellement effectuer le changement de l’année ?”, appuyez sur “Oui”. *** Plusieurs nous demandent pourquoi cette fonction n’est pas automatisée. Le changement d’année manuel pour la numérotation de dossiers vous permet d’ouvrir les derniers dossiers de l’année 2021 à votre retour du congé des fêtes, si vous avez manqué de temps pour le faire avant votre départ. Comment modifier le prochain numéro de dossier manuellement: Pour les usagers préférant passer immédiatement à l’année 2022, il est possible d’aller changer le prochain numéro de dossier pour un notaire. Voici comment procéder: Menu Administration/Dossiers/Numérotation automatique des dossiers. Pour modifier le prochain numéro de dossier, saisir le numéro désiré à la colonne « « Prochain # » pour le notaire de votre choix. Enregistrer. Il est important de conserver la nomenclature des numéros de dossier, soit “année en cours” “code du notaire responsable” “numéro séquentiel de quatre chiffres” (ex.: 22P00010001). Fermeture et ouverture de votre exercice financier en comptabilité générale de bureau Pour plusieurs d’entre vous, le 31 décembre correspond à la fin de votre exercice financier. Aussi longtemps que votre année 2021 ne sera pas fermée, il sera impossible de reporter des transactions dans l’exercice 2022. À votre retour en janvier, vous vous demanderez si vous devriez fermer l’exercice 2021 immédiatement ou attendre que toutes vos transactions de décembre soient saisies. En fait, puisque dans Para-Maître il est simple de retourner dans un exercice financier antérieur, il est possible de fermer votre exercice financier 2021 à votre retour en janvier. Nous vous suggérons toutefois de reporter toutes vos factures 2021 en attente, de traiter vos encaissements sur factures reçus en décembre et d’effectuer toutes les transactions courantes qui se sont déroulées en 2021, au meilleur de votre connaissance. Il n’est pas nécessaire toutefois d’avoir concilié votre mois de décembre avant de procéder, ceci pouvant être fait plus tard sans problème. Qu’arrivera-t-il si vous reportez des transactions de 2021 alors que cet exercice aura été fermé? Un avertissement sera généré pour chaque transaction appartenant à l’exercice 2021 fermé. Ce message vous informera que la transaction appartient à un exercice fermé et vous demandera si vous voulez poursuivre le report. Vous devrez répondre ‘Oui’ pour chacune des transactions. L’avantage de fermer l’exercice le plus rapidement possible est indéniable, puisque vous voudrez traiter vos transactions courantes de 2022 sans délai et éviter ainsi des retards difficiles à rattraper. Voici donc la procédure très simple à effectuer pour fermer l’exercice courant : 1. Assurez-vous d’être seul(e) dans la comptabilité de l’entreprise que vous désirez fermer; 2. Accédez au menu Comptabilité/Générale/Divers/Fermeture d’exercice; 3. Appuyez sur le bouton « Fermer l’exercice courant (F5) ». 4. À la question : « Voulez-vous toujours fermer l’exercice X (01/01/2021 au 31/12/2021)?», appuyez sur le bouton « OUI ». 5. Il n’est pas nécessaire d’imprimer le rapport. |
1 866-301-2476
