Privacy policy

Date d’entrée en vigueur: 22 septembre 2023
Actualisation: 5 janvier 2024

Introduction

En tant que société incorporée et domiciliée dans la province canadienne de Québec qui recueille des renseignements personnels par des moyens technologiques (tels que formulaires électroniques, courriels, etc.) dans l’exploitation de son entreprise, Avancie Inc. doit publier sur son site Internet, en termes simples et clairs, une politique de confidentialité et les avis portant sur toute modification à cette politique. Les informations sur la présente page web visent à répondre à cette exigence.

Qui recueille les renseignements personnels ?

Pour les renseignements personnels qui relèvent d’elle, c’est Avancie Inc. («Avancie»), immatriculée au registre des entreprises du Québec sous le NEQ1165131302, qui est la personne qui recueille les renseignements personnels que vous transmettez par l’un ou l’autre des moyens technologiques mentionnés sur cette page, notamment via un formulaire électronique publié sur un site web d’Avancie ou à une adresse courriel utilisant le nom de domaine <avancie.com>.

Pour les renseignements personnels qui relèvent de clients ou mandants d’Avancie et recueillis au moyen d’outils, services ou solutions informatiques qu’Avancie leur fournit, ce sont chacun d’eux qui, indépendamment les uns des autres, décident de les recueillir et établissent les fins pour lesquelles ils sont recueillis, utilisés ou communiqués. À l’égard de ces renseignements personnels que ces clients ou mandants ont ainsi en leur possession ou sous leur garde, il faut se référer à leurs politiques de confidentialité respectives, la présente politique d’Avancie sur la confidentialité ne s’appliquant pas à eux.

Catégories de renseignements personnels recueillis :

Dans le cadre de l’une ou l’autre de ses activités commerciales, incluant l’établissement ou le maintien de relations d’affaires, Avancie peut être amenée à recueillir et traiter différentes catégories de renseignements personnels concernant les visiteurs de ses sites web et les individus au sein des organisations de ses clients, à savoir :

Catégories Exemples de renseignements
Renseignements de contact Profession, occupation, poste, fonction ou titre, adresse ou numéros de téléphone ou de télécopieur de vos lieux de travail, adresse électronique au travail, etc.
Renseignements démographiques Âge, sexe, date de naissance, langue préférée, etc.
Renseignements professionnels Poste, entreprise, secteur d’activité, taille de l’entreprise, etc.
Renseignements financiers  Informations de facturation, coordonnées bancaires, historique des transactions, etc.
Renseignements techniques Adresse IP, type et version du navigateur, système d’exploitation, résolution d’écran, informations sur l’appareil utilisé, etc.
Renseignements sur l’utilisation des sites web et logiciels-services d’Avancie Pages visitées, durée des visites, clics, interactions avec le site et les services, historique de navigation, etc.
Renseignements de connexion et d’authentification Identifiant (client ou compte), mot de passe crypté ou autres authentifiants, historique de connexion, etc.
Renseignements de géolocalisation Localisation géographique approximative en fonction de l’adresse IP ou des données GPS, si activées.
Renseignements sur les réseaux sociaux Identifiants des réseaux sociaux, informations de profil public, interactions avec le contenu d’Avancie sur les réseaux sociaux, etc.
Préférences et intérêts personnels Préférences de communication, intérêts en termes de produits ou services, centres d’intérêt, etc.
Renseignements fournis volontairement par l’individu concerné Commentaires, questions, témoignages, suggestions, demandes d’assistance, etc.
Renseignements recueillis par le biais de fichiers témoins (cookies) et technologies similaires Identifiants d’appareils, préférences de navigation, etc.

Fins auxquelles ces renseignements personnels sont recueillis

Fins acceptables : Avancie ne recueille, utilise ou communique des renseignements personnels qu’à des fins et d’une manière qu’une personne raisonnable estimerait acceptable dans les circonstances.

Établissement des fins : Avancie établit et consigne les fins auxquelles les renseignements personnels relevant d’elle sont recueillis, utilisés ou communiqués avant la collecte ou au plus tard au moment de celle-ci.

Fin nouvelle : Si Avancie établit que les renseignements personnels qu’elle a recueillis seront utilisés ou communiqués à une fin nouvelle, elle consigne cette fin avant d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels à cette fin.

Fins établies : Actuellement, Avancie peut être amenée à recueillir et traiter des renseignements personnels aux fins suivantes :

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Sujet  Description
Amélioration Fournir et améliorer nos produits et services pour répondre à vos besoins et attentes;
Analyse et surveillance Analyser et surveiller l’utilisation de notre site Web et nos services pour améliorer leur performance et leur sécurité;
Conformité Respecter ses obligations légales et réglementaires, y compris la réponse aux demandes d’autorités compétentes;
Contact Disposer de coordonnées d’affaires permettant d’entrer en contact ou de faciliter la prise de contact avec un individu dans le cadre de son emploi, de son entreprise ou de sa profession;
Développement Réaliser des études de marché et des analyses pour développer de nouveaux produits et services et améliorer les produits et services existants;
Gestion Gérer et administrer votre compte et vos transactions, y compris le traitement des factures et paiements;
Information Communiquer avec vous pour vous informer sur les mises à jour de nos produits et services;
Messages électroniques commerciaux  Envoyer, faire envoyer ou permettre que soient envoyés des messages électroniques commerciaux respectant les exigences légales et réglementaires, incluant infolettres et communications faisant la promotion d’Avancie et ses services ou destinées à fidéliser sa clientèle;
Personnalisation Personnaliser et améliorer votre expérience utilisateur sur ses sites web et avec ses services;
Prestation Exécuter toute prestation contractuelle;
Prévention, détection et défense Prévenir, détecter et contrer les activités frauduleuses, illégales ou non autorisées, et protéger la sécurité des utilisations et les droits et biens d’Avancie;
Relations d’affaires Établir ou maintenir des relations d’affaires;
Résolution de problèmes Identifier et résoudre les problèmes techniques et les incidents liés à notre site web et nos services;
Ressources humaines Gérer les ressources humaines d’Avancie, y compris les activités de recrutement et l’évaluation des candidats et de dotation en personnel;
Soutien technique Fournir de l’assistance client et répondre à vos questions, commentaires et préoccupations;

Tiers ou catégories de tiers: Lorsqu’une collecte est faite au nom d’un tiers, Avancie informe l’individu concerné du nom du tiers pour qui elle est faite. Le nom des tiers ou les catégories de tiers à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements aux fins listées ci-dessus sont mentionnés lors de la collecte et par la suite sur demande:

Moyens technologiques

Généralement, les moyens technologiques par lesquels les renseignements personnels sont recueillis sont parmi ceux listés et sommairement décrits ci-dessous:

Moyen  Description
Courriel Service de correspondance permettant l’échange de messages électroniques à travers Internet (notamment VotreCourriel.com)
Clavardage Activité par laquelle un individu peut tenir une conversation écrite, interactive et en temps réel avec des préposés ou représentants de l’opérateur d’un site web ou d’un service ou du titulaire d’un compte d’utilisation du service ou avec un agent conversationnel
Formulaire électronique Formulaire immatériel à remplir à l’écran et dont l’information est récupérée, traitée et exploitée automatiquement, notamment par un serveur (notamment AForm)
Livres et registres en ligne Logiciel-service de gestion d’entités centralisant les données à propos d’une société ou toute autre entité, incluant ses actionnaires, administrateurs, dirigeants, associées ou autres individus liés à celle-ci (notamment RegistresVirtuels.com)
Logiciel-service d’assistance client  Programme d’ordinateur accessible à distance depuis un serveur et permettant de suivre les demandes de clients et de visiteurs de sites web (notamment The Manager)
Notification électronique Notification envoyée à un destinataire par une commande à partir d’une plateforme logicielle pour mettre des documents à sa disposition avec une journalisation du processus (notamment Todoc)
Messageries de réseaux sociaux Systèmes de messagerie instantanée incorporée aux réseaux sociaux
Service d’authentification Procédure de contrôle consistant à vérifier et à valider l’identité d’une personne qui fait une demande d’accès à un réseau, à un système informatique ou à un logiciel.
Stockage infonuagique de documents Service de conservation et de partage en ligne de copies de fichiers locaux (notamment Docurium)
Signatures électroniques Fonctionnalité ou outil informatique de collecte de signature électronique ou de signatures électroniques sécurisées, selon le cas
Télécopieur virtuel Application basée sur l’utilisation de l’Internet et des protocoles Internet interopérables avec des télécopieurs téléphoniques traditionnels pour envoyer ou recevoir des télécopies (notamment VotreFax.com)
Textos Messages alphanumériques de longueur limitée, que l’on peut recevoir ou envoyer sur un terminal mobile ou sur un ordinateur

Refus ou cessation et conséquences

Si vous choisissez de refuser ou de demander la cessation de la collecte de vos renseignements personnels ou de certains d’entre eux, des fonctionnalités de logiciels-services d’Avancie risquent d’être inutilisables ou indisponibles pour vous et des parties importantes de sites web d’Avancie ne pourront vous être accessibles, en particulier les zones nécessitant une inscription ou une connexion authentifiée. En outre, il se peut qu’Avancie ne soit pas en mesure de vous fournir certaines informations, certains services ou de l’aide concernant des logiciels-services d’Avancie.

Droits d’accès, rectification, retrait et autres
Si, en tant qu’individu pour des renseignements personnels qui vous concernent et qui relèvent d’Avancie, vous avez des questions, demandes ou plaintes concernant la présente politique ou nos autres politiques ou nos pratiques en matière de protection de la vie privée, veuillez les présenter par écrit et les acheminer à notre Déléguée responsable de la protection des renseignements personnels de l’une des manières suivantes:

Titre : Coordonnatrice ISO et Responsable de la protection des renseignements personnels
Société : AVANCIE INC.
Courriel : info.vieprivee@avancie.com
Télécopieur : 888-829-4818

Une demande peut porter sur l’exercice de l’un ou l’autre des droits suivants dès lors qu’ils existent en vertu des lois protégeant la vie privée applicables:
(a) Accès
(b) Rectification
(c) Retrait, effacement, oubli
(d) Limitation du traitement
(e) Notification
(f) Portabilité
(g) Opposition
(h) Information, notamment sur les tiers ou les catégories de tiers auxquels des renseignements personnels à votre sujet ont été communiqués (le cas échéant); ou
(i) Explication, notamment quant à une prédiction, recommandation ou décision fondée sur un système décisionnel automatisé qui pourrait avoir une incidence importante pour vous

Communications à des tiers

Consentement : Sauf disposition contraire dans les lois protégeant la vie privée applicables, Avancie doit d’abord obtenir le consentement valide de l’individu concerné avant de communiquer à quiconque des renseignements personnels à son sujet.

Exceptions fondées sur les lois : Les lois protégeant la vie privée applicables font généralement en sorte qu’une organisation assujettie peut, dans certaines circonstances prescrites, communiquer un renseignement personnel qu’elle détient sur autrui sans le consentement de l’individu concerné. De façon générale, Avancie ne communique pas de renseignements personnels ainsi ou, s’il y a lieu et que les circonstances le justifient, sans en aviser l’individu concerné en temps opportun.

Mandataire ou prestataire de services : Sans le consentement de l’individu concerné, Avancie peut communiquer un renseignement personnel, notamment, à toute personne ou à tout organisme si cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise qu’elle confie à cette personne ou à cet organisme, dans la mesure où les conditions prescrites pour ce faire sont respectées.

Communications obligatoires : Avancie pourrait être tenue de communiquer des renseignements personnels qu’elle détient, notamment lorsque la communication est requise par une personne ou un organisme ayant droit ou pouvoir de contraindre à leur communication et qui les requiert dans l’exercice de ses fonctions ou en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de l’individu concerné.

Enregistrement: Dans les circonstances prescrites par les lois protégeant la vie privée applicables, Avancie enregistre toute communication de renseignements personnels au sujet de l’individu concerné.

Retrait : Si Avancie procède au retrait des renseignements personnels d’un individu, elle informe, dès que possible, tout prestataire de services à qui elle a transféré les renseignements personnels en question à des fins de traitement externalisé et veille à ce que celui-ci procède à leur retrait.

Communication à l’extérieur du Québec

Territoires : Avancie n’est pas susceptible de communiquer à l’extérieur du Québec des renseignements personnels qu’elle détient, sauf ailleurs au Canada pour des raisons de redondance de son centre de données ou ailleurs dans le monde (en particulier l’Europe ou les États-Unis, selon le cas) pour l’externalisation de traitement dans la gestion de consentements concernant de témoins de connexion qu’elle utilise et les mesures d’audience Web et d’analyse de visites sur ses sites Web.

Évaluation : Avant de communiquer à l’extérieur du Québec un renseignement personnel, Avancie procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée tenant compte notamment des éléments suivants :

1° la sensibilité du renseignement;
2° la finalité de son utilisation;
3° les mesures de protection, y compris celles qui sont contractuelles, dont le renseignement bénéficierait;
4° le régime juridique applicable dans l’État où ce renseignement serait communiqué, notamment les principes de protection des renseignements personnels qui y sont applicables.

Communication pouvant être effectuée : La communication peut s’effectuer si l’évaluation démontre que le renseignement bénéficierait d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus. Elle fait l’objet d’une entente écrite qui tient compte notamment des résultats de l’évaluation et, le cas échéant, des modalités convenues dans le but d’atténuer les risques identifiés dans le cadre de cette évaluation. Il en est de même lorsqu’Avancie confie à une personne ou à un organisme à l’extérieur du Québec la tâche de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou de conserver pour son compte un tel renseignement.

Mesures de sécurité pour assurer la confidentialité
Avancie prend diverses mesures pour assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels qu’elle traite, selon les besoins et compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques. Les principales mesures sont celles listées ci-dessous.

Mesures de sécurité organisationnelles:

  • Certification ISO/CEI 27001 ou équivalent
  • Formation et sensibilisation du personnel
  • Personnes autorisées seulement et liées par un devoir de confidentialité
  • Privacy policy
  • Sous-prestataire de services présentant des garanties suffisantes
  • Assurance cyber risques

Mesures de sécurité techniques

  • Contrôle d’accès des systèmes avec mots de passe complexes et dispositifs d’authentification à deux facteurs
  • Pare-feu, outils de détection d’intrusion et programmes antivirus
  • Connexion sécurisée en situation de télétravail
  • Dispositifs de stockage amovibles restreints
  • Chiffrement
  • Sauvegarde et récupération des fichiers

Mesures de sécurité matérielles

  • Centres de données sécurisés, avec contrôle d’accès, surveillance vidéo et détection d’intrusion

Avancie surveille et évalue régulièrement l’efficacité de ces mesures et met en œuvre des mises à jour ou des améliorations si nécessaire comme moyens de protection continue du caractère confidentiel des renseignements personnels qu’Avancie traite pour vous.

For the English version of this policy: Avancie Privacy Policy