On jase!

N°4 / Été / Juin 2022

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Enfin c’est l’été!

C’est le temps des vacances, de la chaleur, des rushs immobiliers… Il y en a des choses à faire en été! Votre Para-Maître lui, n’arrête jamais et ne prends pas de vacances; il sera là pour vous accompagner tout le long de la belle saison. Dans le bonheur de voir le beau temps s’installer, toute notre équipe s’est bien amusé à vous préparer ce numéro estival dans lequel on vous donne des trucs pour aider à l’insertion de nouvelles ressources à votre équipe, on vous titille sur les nouveautés qui s’en viennent (elles sont nombreuses, préparez vous!), on vous propose des formations et on vérifie vos connaissances.  

Profitez-en bien, bonne lecture et surtout, bon été! 

Calendrier des formations

Introduction partie 1

6 et 20 juin de 8h30 à 16h30 
4 et 11 juillet de 8h30 à 16h30 
1-8 et 22 août de 8h30 à 16h30 

Introduction partie 2

7 et 21 juin de 13h00 à 16h30 
5 et 12 juillet de 13h00 à 16h30 
2-9 et 23 août de 13h00 à 16h30 

Comptabilité en fidéicommis (sans initialisation)

14-28 juin de 8h30 à 12h00 
12 juillet de 8h30 à 12h00 
2-16-30 août de 8h30 à 12h00 

Fonctionnalités

15 juin et 10 août de 15h00 à 17h00 
30 juin, 13 juillet et 25 août de 9h00 à 11h00

Nouveautés 

À surveiller suivant la prochaine mise à jour 

Note: Des formations privées sont disponibles via le bouton “Formation” dans votre Para-Maître (Gestion du temps, atelier de codification et formations personnalisées selon vos besoins). 

Saviez-vous que...

L’été peut être une période un peu chaotique avec beaucoup de travail et de nombreuses ressources en vacances. Afin de mieux vous organiser, saviez-vous qu’il est facile dans Para-Maître d’organiser votre journée à partir des tâches et des rappels? En effet, dès que vous entrez dans Para-Maître le matin, la fenêtre de rappel (la petite cloche dans les icônes en haut à droit de votre écran) vous affichera les tâches de la journée. Il vous sera alors possible de distribuer ces tâches une à une à l’intérieur de votre horaire avec le bouton « Répéter » qui vous permet de choisir le moment approprié d’avoir le rappel de cette tâche (dans 15 minutes, dans une heure ou dans quatre heures…).  Au moment choisi, l’écran de rappel vous réaffichera la tâche en question et vous pourrez soit inscrire un nouveau moment de rappel, ou indiquer que vous ne désirez plus avoir le rappel de cette tâche en cliquant sur le bouton « Faire disparaître ». C’est facile et efficace. Vous n’oublierez plus jamais de faire une tâche à un moment précis! 

Nouveautés

  • Intégration complète avec Stewart 

SECTION “BIO” : 

CAROL DI FRUSCIA, DIRECTRICE DU SERVICE À LA CLIENTÈLE

Carol a appris très jeune à travailler dur en entreprise familiale pour ensuite s’orienter en assurances et cautionnement passant de réceptionniste à directrice générale d’une PME à Ville Saint-Laurent durant un peu plus de 15 ans après avoir suivi sa formation en assurance de dommages. Désirant retourner dans son petit village tranquille des Laurentides près de sa famille et de ses amis, elle a dû retourner un an sur les bancs du CÉGEP parmi ces jeunes adolescents ambitieux pour se mettre à jour sur les nouvelles technologies de l’informatique et tenter sa chance en appliquant au sein du bureau de notaire de Mont Tremblant après avoir terminé un DEP en bureautique.

Embauchée au départ en tant que réceptionniste, dans une étude de notaire bien établie et renommée dans les Laurentides, elle a occupé ce poste qu’une semaine avant de devenir l’adjointe du notaire Dupré pour une période de près de dix ans. Une belle relation professionnelle s’est installée au cours de toutes ces années qui ont suivi et cette relation, laquelle s’est transformée depuis en une belle relation amicale, perdure.

À ses débuts, elle n’avait aucune expérience dans ce domaine notarial. Elle se souviendra toujours de cette fois où Me Dupré lui a demandé de produire une première mainlevée! N’ayant aucune idée de quoi il s’agissait, elle a levé sa main droite, le regardant droit dans les yeux en disant fièrement avec un sourire moqueur: ‘’voici votre mainlevée’’! Entourée de collègues passionnés et soutenu par Me Dupré qui a été un excellent mentor pour elle, ce milieu l’a tout de suite séduite où elle a appris énormément à travers les années!

Lorsqu’elle a vu un poste s’afficher au sein d’Avancie en tant qu’agente au service à la clientèle, elle a été poussée par son envie d’en apprendre davantage sur les dessous de Para-Maître, ce logiciel avec lequel elle a travaillé durant plusieurs années et de par sa personnalité de toujours vouloir aider, elle a donc choisi de foncer et, à son plus grand bonheur, elle a obtenu ce poste d’agente en 2013 pour ensuite occuper le poste de coordonnatrice en 2018 et, ayant toujours ce grand souci à ce que nos usagers reçoivent toujours un service personnalisé hors pair, elle occupe, depuis 2020, le poste de directrice du service à la clientèle. Son travail est devenu une réelle passion pouvant à son tour assister les utilisateurs de Para-Maître autant qu’elle a été soutenue alors qu’elle en était une utilisatrice!

OPTIMISATION

Vous avez engagé de nouvelles ressources, des stagiaires ou des étudiants pour la période estivale? Vous vous demandez comment diriger leur travail pour faciliter leur insertion et leur productivité? Voici de petits trucs pour vous faciliter la vie. 

  • Dans les types de dossier, il est possible d’inscrire des modèles de documents et de supports par défaut pour un type de dossier spécifique. Ainsi la nouvelle ressource aura automatiquement dans le nouveau dossier les modèles qui sont à jour et qui doivent être utilisés. Plus besoin de déranger les collègues ou de fouiller dans les procédures pour savoir quel modèle utiliser, l’information est déjà au dossier automatiquement!
  • Toujours dans les types de dossier, vous pouvez également inscrire des tâches par défaut à faire dans ce type de dossier afin de diriger le travail de la ressource. Celle-ci saura quoi faire et quand sans rien oublier.
  • Un bon questionnaire bien monté peut permettre d’expliquer et d’éduquer une ressource qui n’a pas nécessairement les connaissances juridiques appropriées. Les choix des clauses peuvent être expliqués plus en détail dans un questionnaire que dans un modèle de document, les informations à compléter peuvent être plus détaillées et la répétition d’avoir à compléter le questionnaire dans un certain type de dossier permet l’acquisition de connaissances. C’est comme un petit quiz qu’on remplit à chaque fois! Cela permet également de libérer le modèle de document des notes, rappels et particularités qui, si on oubli de les enlever, peuvent créer des erreurs dans votre document final.
  • N’oubliez pas de compléter l’apprentissage de votre nouvelle ressource grâce à nos formations en ligne avec une inscriptions facile et rapide disponibles à partir du bouton « Formation » de la page d’accueil de Para-Maître! 

QUESTIONS FRÉQUENTES

Comment réimprimer un reçu : 
Vous avez oublié d’imprimer un reçu ou le reçu n’a pas été imprimé sur le bon type de papier, vous pouvez le réimprimer de 2 façons : 

Par le dossier : 
1. Accéder à l’onglet « fidéicommis » du dossier. 
2. Double-cliquer sur la recette pour laquelle on veut réimprimer le reçu. 
3. La transaction affichera à l’écran. Cliquer sur l’icône « imprimer ». 
4. Choisir le modèle de reçu désiré. 

Par le menu de comptabilité en fidéicommis : 
1. Accéder au menu « Comptabilité/Fidéicommis/Transactions / Entrée des transactions ». 
2. Compléter les champs Groupe, Institution financière et Compte de banque. 
3. Cliquer sur l’icône INTERROGER ou appuyer sur la touche (F11) du clavier pour revenir au mode interrogation. 
4. Saisir les critères de recherche permettant de retrouver la recette à réimprimer, par exemple le type de transaction REC, la date, le montant, etc. 
5. Lancer la recherche en cliquant sur le bouton INTERROGER ou en appuyant sur la touche (F12) du clavier et double-cliquer sur la recette pour laquelle on veut réimprimer le reçu. 
6. Cliquer sur l’icône imprimer. 
7. Choisir le modèle de reçu désiré. 

QUIZ : Testez vos connaissances

C’est le temps de vérifier si la chaleur et les vacances ont fait fondre vos connaissances sur Para-Maître. Aiguisez vos cerveaux, rafraichissez votre mémoire et croisez vos doigts car voici le quiz! 

Question #1 : Selon la Chambre des notaires, quelle est la meilleure pratique pour envoyer des documents sensibles à un client? 

1. Envoyer le document « zippé » et en PDF dans un courriel 
2. Utiliser l’outil Votre transfert dans Para-Maître 
3. Envoyer le document par courriel en incluant un message de confidentialité dans le texte du courriel 

Question #2 : Quelle est la meilleure méthode pour recommencer un document erroné suite à une fusion? 

1. Utiliser la case « Revenir à l’original »  
2. Détruire le document et recommencer le tout 
3. Faire les modifications directement dans le document fusionné 

Question #3 : On vous demande de faire un travail que vous ne croyez pas possible à partir de Para-Maître, que faites-vous? 

1. Je me plains à mon patron 
2. Je fais le travail à partir d’un autre outil 
3. Je vérifie auprès de Para-Maître si c’est possible et si oui, comment le faire 

À VENIR

  • Refonte de la gestion documentaire (très bientôt)
  • Intégration de la signature sous-seing privé et des actes authentiques par la suite. 

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