Politiques et pratiques sur les renseignements personnels relevant d’Avancie

Date d’entrée en vigueur: 22 septembre 2023
Actualisation: 5 janvier 2024

Introduction

En tant que société incorporée et domiciliée dans la province canadienne de Québec qui exploite une entreprise, Avancie Inc. («Avancie») doit établir et mettre en œuvre des politiques et des pratiques encadrant sa gouvernance à l’égard des renseignements personnels qu’elle détient et propres à assurer leur protection.

Les informations sur la présente page Web visent à répondre à l’exigence que soient publiées sur le site Internet d’Avancie des informations détaillées expliquant, en termes simples et clairs, les politiques et les pratiques qu’elle a mises en place afin de respecter les obligations qui lui incombent sous le régime des lois protégeant la vie privée lui étant applicables, de façon à les rendre facilement accessibles.

SUR CETTE PAGE

1. RESPONSABILITÉS
• Gouvernance
• Contrôle
• Rôles
• Préposé ou agent d’Avancie
• Évaluation en cas de nouveautés

2. CONFIDENTIALITÉ
• Politique de confidentialité
• Paramètres de confidentialité
• Sensibilité d’un renseignement personnel
• Mesures de sécurité
• Coordonnées d’affaires
• Renseignements dépersonnalisés
• Incidents de confidentialité

3. CONSENTEMENT
• Caractéristiques du consentement
• Consentement à utilisation et communication pour les fins
• Collecte auprès de tiers
• Refus
• Mineur de moins de 14 ans ou non

4. TRANSPARENCE
• Informations lors de la collecte ou sur demande
• Technologies d’identification, localisation ou profilage
• Informations sur les sources
• Décision par traitement automatisé

5. LIMITATIONS
• Détermination des fins
• Limitation de la collecte selon les fins
• Limitation de l’utilisation, avec ou sans consentement
• Utilisation à des fins compatibles
• Fins de prospection commerciale ou philanthropique

6. CONSERVATION ET DESTRUCTION
• Lignes directrices et procédures de conservation
• Lignes directrices et procédures de destruction
• Anonymisation

7. EXACTITUDE

8. COMMUNICATION
• Communication à un tiers
• Communication par un tiers
• Communication à l’extérieur du Québec
• Communication sans consentement
• Communication à un mandataire ou prestataire de services
• Communication sur des professionnels, autorisée par la Commission
• Communication à un service d’archives
• Communication pour transaction commerciale
• Communication en cas de danger
• Communication pour deuil
• Communication après un délai fixé par la loi
• Communication à des fins de recherche
• Communication à des fins d’étude, recherche ou statistiques

9. ACCÈS, RECTIFICATION ET AUTRES DEMANDES
• Demande d’accès
• Demande de rectification
• Renseignements détenus pour Avancie
• Demande de cessation de diffusion ou d’indexation
• Exercice des droits
• Recevabilité d’une demande
• Assistance lors d’une demande
• Réponse à une demande
• Gratuité d’accès et frais raisonnables
• Acceptation d’une demande
• Refus d’une demande
• Refus en cas d’enquête ou de procédure judiciaire
• Refus en cas de divulgation nuisible à un tiers
• Refus visant un liquidateur, bénéficiaire, héritier ou successible

10. PLAINTES
• Plainte auprès d’Avancie
• Demande d’examen de mésentente
• Plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée

1. RESPONSABILITÉS

Gouvernance : Avancie établit et met en œuvre des politiques et des pratiques encadrant sa gouvernance à l’égard des renseignements personnels et propres à assurer la protection de ces renseignements. Celles-ci prévoient notamment l’encadrement applicable à la conservation et à la destruction de ces renseignements, les rôles et les responsabilités des membres de son personnel tout au long du cycle de vie de ces renseignements et un processus de traitement des plaintes relatives à la protection de ceux-ci. Elles sont proportionnées à la nature et à l’importance des activités d’Avancie et approuvées par la Déléguée responsable. Des informations détaillées au sujet de ces politiques et de ces pratiques sont publiées, en termes simples et clairs, sur le site Internet d’Avancie par le présent document exposant les politiques et pratiques sur les renseignements personnels relevant d’Avancie (« exposé »).

Contrôle : Le présent exposé concerne essentiellement les renseignements personnels relevant d’Avancie, qui correspondent à ceux qu’Avancie décide de recueillir et pour lesquels Avancie établit les fins pour lesquelles ils sont recueillis, utilisés ou communiqués, qu’Avancie les recueille, utilise ou communique elle-même ou qu’un fournisseur de services le fasse pour elle. Les rôles et responsabilités d’Avancie quant à la détention et au traitement par Avancie de renseignements personnels ne relevant pas d’elle sont exposés dans son modèle de convention de traitement externalisé de renseignements personnels, dont copie est accessible par cette URL: https://avancie.com/convention-traitement-externalise/

Rôles : Avancie est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient. Au sein d’Avancie, la personne ayant la plus haute autorité veille à assurer le respect et la mise en œuvre des lois protégeant la vie privée applicables à Avancie. La fonction de responsable de la protection des renseignements personnels détenus par Avancie a été déléguée par écrit, entièrement, à la personne dont le titre et les coordonnées sont publiés à cet égard sur le site Internet d’Avancie (la « Déléguée responsable »), notamment dans sa Politique de confidentialité et plus bas dans cette section du présent exposé.

Déléguée responsable : Le titre et les coordonnées de la Déléguée responsable de la protection des renseignements personnels détenus par Avancie sont:

Titre : Coordonnatrice ISO et Responsable de la protection des renseignements personnels
Coordonnées :
Courriel : info.vieprivee@avancie.com
Télécopieur : 888-829-4818

Préposé ou agent d’Avancie : Dans l’exploitation de l’entreprise d’Avancie, un renseignement personnel est accessible, sans le consentement de l’individu concerné, à tout préposé ou agent d’Avancie qui a qualité pour le connaître pourvu que ce renseignement soit nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

Évaluation en cas de nouveautés : Avancie procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de tout projet d’acquisition, de développement, de refonte de système d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels. Aux fins de cette évaluation, Avancie consulte, dès le début du projet, sa personne déléguée responsable de la protection des renseignements personnels détenus par Avancie. La réalisation d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support. Avancie s’assure également que ce projet permet qu’un renseignement personnel informatisé recueilli auprès de l’individu concerné lui soit communiqué dans un format technologique structuré et couramment utilisé. La Déléguée responsable peut, à toute étape d’un tel projet suggérer des mesures de protection des renseignements personnels applicables à ce projet, telles que:
1° la nomination d’une personne chargée de la mise en œuvre des mesures de protection des renseignements personnels;
2° des mesures de protection des renseignements personnels dans tout document relatif au projet;
3° une description des responsabilités des participants au projet en matière de protection des renseignements personnels;
4° la tenue d’activités de formation sur la protection des renseignements personnels pour les participants au projet.

2. CONFIDENTIALITÉ

Politique de confidentialité : Avancie, en tant que personne recueillant par un moyen technologique des renseignements personnels, publie sur son site Internet une politique de confidentialité rédigée en termes simples et clairs et la diffuse par d’autres moyens propres à atteindre les individus concernés. Elle fait de même pour l’avis dont toute modification à cette politique de confidentialité fait l’objet. La Politique d’Avancie sur la confidentialité est intégrée par référence au présent exposé et accessible par l’URL suivant: https://avancie.com/confidentialite/

Paramètres de confidentialité : Avancie, lorsqu’elle recueille des renseignements personnels en offrant au public un produit ou un service technologique disposant de paramètres de confidentialité, s’assure que, par défaut, ces paramètres assurent le plus haut niveau de confidentialité, sans aucune intervention de l’individu concerné. Par exception, ceux d’un témoin de connexion ne sont pas visés par ceci.

Sensibilité d’un renseignement personnel : Dans les politiques et pratiques dont le présent exposé fait état, un renseignement personnel est «sensible» lorsque, de par sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.

Mesures de sécurité : Avancie prend les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

Coordonnées d’affaires : Avancie agit en fonction du fait que les lois protégeant la vie privée applicables permettent de soustraire à leurs exigences relatives à la collecte et à la confidentialité les renseignements permettant d’entrer en contact — ou de faciliter la prise de contact — avec un individu dans le cadre de son emploi, de son entreprise ou de sa profession, ou qui, autrement, concerne l’exercice par l’individu concerné d’une fonction au sein d’une entreprise (tel que son nom, son poste, sa fonction ou son titre, l’adresse ou les numéros de téléphone ou de télécopieur de son lieu de travail ou son adresse électronique au travail).

Renseignements dépersonnalisés : Avancie, lorsqu’elle utilise des renseignements dépersonnalisés (c’est-à-dire lorsque ces renseignements ne permettent plus d’identifier directement l’individu concerné), prend les mesures raisonnables afin de limiter les risques que quiconque procède à l’identification d’une personne physique à partir de ceux-ci.

Incidents de confidentialité
• Mesures en cas incident : Avancie, lorsqu’elle a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’elle détient, prend les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et évite que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

• Définition d’incident : Dans les politiques et pratiques dont le présent exposé fait état, on entend par «incident de confidentialité»:
1° l’utilisation ou la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel ou encore l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;
2° la perte d’un renseignement personnel ou tout autre atteinte à la protection d’un tel renseignement, incluant une «atteinte aux mesures de sécurité» visée au paragraphe 10.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, LC 2000, c 5 son Règlement sur les atteintes aux mesures de sécurité, DORS/2018-64.

• Registre des incidents : Avancie tient un registre des incidents de confidentialité, dont la teneur peut être déterminée par un règlement du gouvernement. Sur demande de la Commission, une copie de ce registre lui est transmise.

• Évaluation en cas d’incident : Lorsqu’elle évalue le risque qu’un préjudice soit causé à une personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité, Avancie considère notamment la sensibilité du renseignement concerné, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables. Elle consulte également sa Déléguée responsable.

• Avis au commissaire en cas d’incident : Si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux ou grave soit causé, Avancie avise diligemment la Commission d’accès à l’information (instituée par l’article 103 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c A-2.1, ci-après la «Commission») ou, s’il y a lieu, le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada. Cet avis contient les renseignements suivants :

a) les circonstances de l’incident et, si elle est connue, la cause de l’incident;

b) la date ou la période où il y a eu incident ou, si elle n’est pas connue, une approximation de la période;

c) la nature des renseignements personnels visés par l’incident, pour autant qu’elle soit connue;

d) le nombre d’individus visé par l’incident ou, s’il n’est pas connu, une approximation de ce nombre;

e) les mesures que l’organisation a prises afin de réduire le risque de préjudice à l’endroit des intéressés qui pourrait résulter de l’incident ou afin d’atténuer un tel préjudice;

f) les mesures que l’organisation a prises ou qu’elle entend prendre afin d’aviser les intéressés de tout incident;

g) le nom et les coordonnées d’une personne qui peut répondre au nom de l’organisation aux questions du commissaire au sujet de l’incident.

• Avis à l’individu en cas d’incident : Si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux ou grave soit causé, Avancie avise également tout individu dont un renseignement personnel est concerné par l’incident, à défaut de quoi la Commission peut lui ordonner de le faire. (Par exception, un individu dont un renseignement personnel est concerné par l’incident n’a pas à être avisé tant que cela serait susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou par un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.) L’avis contient suffisamment d’information pour permettre à l’individu de comprendre l’importance, pour lui, de l’incident et de prendre, si cela est possible, des mesures pour réduire le risque de préjudice qui pourrait en résulter ou pour atténuer un tel préjudice. Il contient aussi les renseignements suivants :

a) les circonstances de l’incident;

b) la date ou la période où il y a eu incident ou, si elle n’est pas connue, une approximation de la période;

c) la nature des renseignements personnels visés par l’incident, pour autant qu’elle soit connue;

d) les mesures que l’organisation a prises afin de réduire le risque de préjudice qui pourrait résulter de l’incident;

e) les mesures que peut prendre tout intéressé afin de réduire le risque de préjudice qui pourrait résulter de l’incident ou afin d’atténuer un tel préjudice;

f) les coordonnées permettant à l’intéressé de se renseigner davantage au sujet de l’incident.

• Avis à d’autres personnes ou organismes : Si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux ou grave soit causé, Avancie peut également aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque, en ne lui communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin sans le consentement de l’individu concerné. Dans ce dernier cas, la Déléguée responsable enregistre la communication.

3. CONSENTEMENT

Caractéristiques du consentement : Un consentement doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques. Il est demandé à chacune de ces fins, en termes simples et clairs et il ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé. Lorsque la demande de consentement est faite par écrit, elle est présentée distinctement de toute autre information communiquée à l’individu concerné. Lorsque celle-ci le requiert, il lui est prêté assistance afin de l’aider à comprendre la portée du consentement demandé.

Consentement à utilisation et communication pour les fins : Un individu qui fournit ses renseignements personnels selon la section «Informations lors de la collecte ou sur demande» du présent exposé consent à leur utilisation et à leur communication aux fins visées au premier point du premier paragraphe de cette section.

Collecte auprès de tiers : Avancie, lorsqu’elle recueille des renseignements personnels relevant d’elle sur autrui, les recueille auprès de l’individu concerné, à moins que celle-ci ne consente à la cueillette auprès de tiers. Toutefois, Avancie peut, sans le consentement de l’individu concerné, recueillir ces renseignements auprès d’un tiers si la loi l’autorise. Elle peut faire de même si elle a un intérêt sérieux et légitime et si l’une ou l’autre des conditions suivantes se réalise:
1° les renseignements sont recueillis dans l’intérêt de l’individu concerné et ils ne peuvent être recueillis auprès de celle-ci en temps opportun;
2° la cueillette auprès d’un tiers est nécessaire pour s’assurer de l’exactitude des renseignements.

Refus : Sachant qu’en cas de doute, un renseignement personnel est réputé non nécessaire, Avancie ne peut refuser d’acquiescer à une demande de bien ou de service ni à une demande relative à un emploi à cause du refus, par l’individu qui formule la demande, de lui fournir un renseignement personnel, sauf dans l’une ou l’autre des circonstances suivantes:
1° la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat;
2° la collecte est autorisée par la loi;
3° il y a des motifs raisonnables de croire qu’une telle demande n’est pas licite.

4. TRANSPARENCE

Informations lors de la collecte ou sur demande : Lorsqu’Avancie recueille des renseignements personnels relevant d’elle auprès de l’individu concerné, lors de la collecte et par la suite sur demande, elle l’informe:
1° des fins auxquelles ces renseignements sont recueillis;
2° des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis;
3° des droits d’accès et de rectification prévus par la loi;
4° de son droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

Le cas échéant, l’individu concerné est informé du nom du tiers pour qui la collecte est faite, du nom des tiers ou des catégories de tiers à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements aux fins visées au point 1° du paragraphe précédent et de la possibilité que les renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec.

Ce dont Avancie informe l’individu concerné lors de la collecte figure dans des avis de type «juste à temps» ou autrement dans la Politique d’Avancie sur la confidentialité dont traite le paragraphe intitulé «politique de confidentialité», laquelle est intégrée par référence au présent exposé et accessible par l’URL suivant: https://avancie.com/confidentialite/

Sur demande, l’individu concerné est également informé des renseignements personnels recueillis auprès de lui, des catégories de personnes qui ont accès à ces renseignements au sein d’Avancie, de la durée de conservation de ces renseignements, ainsi que des coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.

L’information est transmise à l’individu concerné en termes simples et clairs, quel que soit le moyen utilisé pour recueillir les renseignements personnels.

Technologies d’identification, localisation ou profilage : En plus des informations fournies suivant l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1, si Avancie recueille des renseignements personnels auprès d’individus concernés en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant de les identifier, de les localiser ou d’effectuer un profilage de ceux-ci, les informe au préalable:
1° du recours à une telle technologie;
2° des moyens offerts pour activer les fonctions permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer un «profilage», c’est-à-dire de la collecte et de l’utilisation de renseignements personnels afin d’évaluer certaines caractéristiques d’une personne physique, notamment à des fins d’analyse du rendement au travail, de la situation économique, de la santé, des préférences personnelles, des intérêts ou du comportement de cette personne.

Informations sur les sources : Si Avancie recueille des renseignements personnels relevant d’elle auprès d’une autre personne qui exploite une entreprise ou un organisme public, elle informe l’individu concerné, à sa demande, de la source de ces renseignements. (Ceci ne s’applique pas à un dossier d’enquête constitué en vue de prévenir, détecter ou réprimer un crime ou une infraction à la loi.)

Décision par traitement automatisé : Avancie, si elle utilise des renseignements personnels afin que soit rendue une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de ceux-ci, en informe l’individu concerné au plus tard au moment où elle l’informe de cette décision. Avancie donne à l’individu concerné l’occasion de présenter ses observations à un membre du personnel d’Avancie en mesure de réviser la décision. À la demande de l’individu concerné, Avancie l’informe aussi:
1° des renseignements personnels utilisés pour rendre la décision;
2° des raisons, ainsi que des principaux facteurs et paramètres, ayant mené à la décision;
3° de son droit de faire rectifier les renseignements personnels utilisés pour rendre la décision.

5. LIMITATIONS

Détermination des fins : Avancie, lorsqu’elle recueille des renseignements personnels relevant d’elle sur autrui en raison d’un intérêt sérieux et légitime, détermine les fins de celle-ci avant la collecte.

Limitation de la collecte selon les fins : Avancie, lorsqu’elle recueille des renseignements personnels relevant d’elle sur autrui, ne recueille que les renseignements nécessaires aux fins déterminées avant la collecte. Ces renseignements sont recueillis par des moyens licites.

Limitation de l’utilisation, avec ou sans consentement : Un renseignement personnel ne peut être utilisé au sein d’Avancie qu’aux fins pour lesquelles il a été recueilli, à moins du consentement de l’individu concerné. Ce consentement doit être manifesté de façon expresse dès qu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Les lois protégeant la vie privée applicables permettent qu’un renseignement personnel soit toutefois utilisé à une autre fin sans le consentement de l’individu concerné dans les cas suivants:
1° lorsque son utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli;
2° lorsque son utilisation est manifestement au bénéfice de l’individu concerné;
3° lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité;
4° lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison d’un produit ou de prestation d’un service demandé par l’individu concerné;
5° lorsque son utilisation est nécessaire à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques et qu’il est dépersonnalisé.

Utilisation à des fins compatibles : Pour qu’une fin soit compatible au sens du point 1 dans le paragraphe précédent, il doit y avoir un lien pertinent et direct avec les fins auxquelles le renseignement a été recueilli. Toutefois, la prospection commerciale ou philanthropique n’est jamais considérée comme une fin compatible.

Fins de prospection commerciale ou philanthropique : Avancie, si elle utilise des renseignements personnels à des fins de prospection commerciale ou philanthropique, s’identifie auprès de l’individu à qui elle s’adresse et l’informe de son droit de retirer son consentement à ce que les renseignements personnels le concernant soient utilisés à ces fins. Lorsque l’individu concerné retire son consentement à une telle utilisation des renseignements personnels le concernant, ceux-ci cessent d’être ainsi utilisés.

6. CONSERVATION ET DESTRUCTION OU ANONYMISATION

Lignes directrices et procédures de conservation : Les renseignements personnels ne sont conservés que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles ils ont été collectés ou pour se conformer aux exigences des lois et règlements applicables. Les durées minimales et maximales de conservation des renseignements personnels varient en fonction des catégories de renseignements personnels et des exigences législatives et réglementaires applicables. Sous réserve d’exceptions et du fait que les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision relative l’individu concerné sont conservés pendant au moins un an suivant la décision, les durées de conservation sont généralement les suivantes, sauf obligation législative ou réglementaire contraire :

Renseignements
concernant
Durée minimale  Durée maximale
clients 2 ans à compter de la fin de la relation commerciale ou de la dernière interaction.  10 ans après la fin de la relation commerciale, sauf obligation législative ou réglementaire contraire.
personnel 5 ans après la fin du contrat de travail. 10 ans après la fin du contrat de travail, sauf obligation législative ou réglementaire contraire.
fournisseurs 3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle. 10 ans après la fin de la relation contractuelle, sauf obligation législative ou réglementaire contraire.
comptabilité et documents financiers 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. 20 ans après la clôture de l’exercice comptable, sauf obligation législative contraire.
litiges et contentieux 5 ans à compter de la clôture définitive du litige. 10 ans après la clôture définitive du litige.

Lignes directrices et procédures de destruction : Une fois la période de conservation des renseignements personnels écoulée, Avancie procède à leur destruction de manière sécurisée et permanente, conformément à ses procédures établies. Les activités de destruction des renseignements personnels seront documentées et enregistrées de manière à assurer la traçabilité et la responsabilité. Les responsables des services ou divisions concernés d’Avancie identifieront périodiquement les renseignements personnels dont la période de conservation est expirée et qui doivent être détruits. Les renseignements personnels seront détruits de manière appropriée, en fonction du format dans lequel ils sont stockés; pour les documents papier : déchiquetage, broyage ou incinération; Pour les supports numériques: effacement sécurisé. La destruction des renseignements personnels sera supervisée par la Déléguée responsable, qui veillera à ce que les procédures adéquates soient appliquées et documentées. Cette documentation inclura la date de la destruction, la méthode utilisée, les renseignements personnels détruits et le nom de la personne responsable de la destruction.

Anonymisation : Lorsque les fins auxquelles un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies, Avancie peut l’anonymiser si elle souhaite l’utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi. Dans les politiques et pratiques dont le présent exposé fait état, un renseignement concernant une personne physique est anonymisé lorsqu’il est, en tout temps, raisonnable de prévoir dans les circonstances qu’il ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement cette personne. Les renseignements anonymisés le sont selon les meilleures pratiques généralement reconnues et selon les critères et modalités déterminés par règlement le cas échéant.

7. EXACTITUDE

Exactitude pour décisions : Avancie veille à ce que les renseignements personnels qu’elle détient sur autrui soient à jour et exacts au moment où elle les utilise pour prendre une décision relative à l’individu concerné. Les renseignements utilisés pour prendre une telle décision sont conservés pendant au moins un an suivant la décision.

8. COMMUNICATION

Communication à un tiers : Avancie ne communique à un tiers aucun renseignement personnel qu’elle détient sur autrui, à moins que l’individu concerné n’y consente ou que les lois protégeant la vie privée applicables ne le prévoient. Le consentement à cet égard doit être manifesté de façon expresse dès qu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible.

Communication par un tiers : Le consentement à la communication par un tiers de renseignements personnels peut être donné par l’individu concerné à Avancie, qui peut alors les recueillir auprès de ce tiers.

Communication à l’extérieur du Québec : Avant de communiquer à l’extérieur du Québec un renseignement personnel pour lequel aucune exception à cet égard basée sur les lois protégeant la vie privée applicables n’existe, Avancie procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Elle tient notamment compte des éléments suivants:
1° la sensibilité du renseignement;
2° la finalité de son utilisation;
3° les mesures de protection, y compris celles qui sont contractuelles, dont le renseignement bénéficierait;
4° le régime juridique applicable dans l’État où ce renseignement serait communiqué, notamment les principes de protection des renseignements personnels qui y sont applicables.

Les lois protégeant la vie privée applicables permettent que la communication s’effectue si l’évaluation démontre que le renseignement bénéficierait d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus. Le cas échéant, de telles communications font l’objet d’une entente écrite qui tient compte notamment des résultats de l’évaluation et, le cas échéant, des modalités convenues dans le but d’atténuer les risques identifiés dans le cadre de cette évaluation. Il en est de même lorsqu’Avancie confie à une personne ou à un organisme à l’extérieur du Québec la tâche de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou de conserver pour son compte un tel renseignement.

Communication sans consentement : Les lois protégeant la vie privée applicables permettent à Avancie, sans le consentement de l’individu concerné, de communiquer un renseignement personnel qu’elle détient sur autrui à certaines personnes ou catégories de personnes, notamment celles énumérées à l’article 18 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1 (certaines d’entre elles ayant alors elles-mêmes le pouvoir de communiquer ces renseignements dans la mesure où cette communication est nécessaire, dans l’exercice de leurs fonctions, à la réalisation des fins pour lesquelles elles en ont reçu communication), ou (ii) dans les cas visés aux alinéas (3)a) à h.1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, LC 2000, c 5, lorsqu’applicables. Avancie inscrit toute communication faite en vertu des dispositions qui l’exigent dans les lois protégeant la vie privée applicables.

Communication à un mandataire ou prestataire de services : Les lois protégeant la vie privée applicables permettent à Avancie, sans le consentement de l’individu concerné, à communiquer un renseignement personnel à toute personne ou à tout organisme si cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise qu’elle confie à cette personne ou à cet organisme. Dans ce cas, Avancie:
1° confie le mandat ou le contrat par écrit;
2° indique, dans le mandat ou le contrat, les mesures que le mandataire ou l’exécutant du contrat doit prendre pour assurer la protection du caractère confidentiel du renseignement personnel communiqué, pour que ce renseignement ne soit utilisé que dans l’exercice de son mandat ou l’exécution de son contrat et pour qu’il ne le conserve pas après son expiration.

Une personne ou un organisme qui exerce un tel mandat ou qui exécute un tel contrat de service ou d’entreprise est tenu d’aviser sans délai la Déléguée responsable de toute violation ou tentative de violation par toute personne de l’une ou l’autre des obligations relatives à la confidentialité du renseignement communiqué et doit également permettre à la Déléguée d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.

Communication sur des professionnels, autorisée par la Commission : Avancie reconnaît que les lois protégeant la vie privée applicables permettent à la Commission d’accès à l’information, sur demande écrite et après consultation des ordres professionnels concernés, d’accorder à une personne l’autorisation (pouvant être révoquée ou suspendue par la Commission dans certaines circonstances particulières) de recevoir communication de renseignements personnels sur des professionnels se rapportant à leurs activités professionnelles, sans le consentement des professionnels concernés, si elle a des motifs raisonnables de croire que:
1° la communication préserve le secret professionnel, notamment en ne permettant pas d’identifier la personne à qui le service professionnel est rendu, et ne porte pas autrement atteinte à la vie privée des professionnels concernés ;
2° les professionnels concernés seront avisés périodiquement des usages projetés et des fins recherchées et auront une occasion valable de refuser que ces renseignements soient conservés ou qu’ils soient utilisés pour les usages projetés ou aux fins recherchées ;
3° des mesures de sécurité assurent le caractère confidentiel des renseignements personnels.

Communication à un service d’archives : Les lois protégeant la vie privée applicables permettent à Avancie, sans le consentement de l’individu concerné, de communiquer un renseignement personnel contenu dans un dossier qu’elle détient sur autrui à un service d’archives, si ce service d’archives est fourni par un prestataire de services qui a pour objet d’acquérir, de conserver et de diffuser des documents pour leur valeur d’information générale et si ce renseignement est communiqué dans le cadre d’une cession ou d’un dépôt des archives d’Avancie.

Communication pour transaction commerciale : Lorsque la communication d’un renseignement personnel est nécessaire aux fins de la conclusion d’une «transaction commerciale» (c’est-à-dire l’aliénation ou de la location de tout ou partie d’une entreprise ou des actifs dont elle dispose, d’une modification de sa structure juridique par fusion ou autrement, de l’obtention d’un prêt ou de toute autre forme de financement par celle-ci ou d’une sûreté prise pour garantir une de ses obligations) à laquelle Avancie entend être partie, les lois protégeant la vie privée applicables l’autorisent à communiquer un tel renseignement, sans le consentement de l’individu concerné, à l’autre partie à la transaction. Le cas échéant, une entente est préalablement conclue avec l’autre partie, stipulant notamment que cette dernière partie s’engage:
1° à n’utiliser le renseignement qu’aux seules fins de la conclusion de la transaction commerciale;
2° à ne pas communiquer le renseignement sans le consentement de l’individu concerné, à moins d’y être autorisé par les lois protégeant la vie privée applicables;
3° à prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection du caractère confidentiel du renseignement;
4° à détruire le renseignement si la transaction commerciale n’est pas conclue ou si l’utilisation de celui-ci n’est plus nécessaire aux fins de la conclusion de la transaction commerciale.

Communication en cas de danger : Outre les cas visés par le paragraphe précédent, les lois protégeant la vie privée applicables permettent également à Avancie de communiquer un renseignement personnel qu’elle détient sur autrui, sans le consentement des individus concernés, en vue de prévenir un acte de violence, dont un suicide, lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves (c’est-à-dire toute blessure physique ou psychologique qui nuit d’une manière importante à l’intégrité physique, à la santé ou au bien-être d’une personne ou d’un groupe de personnes identifiable) menace une personne ou un groupe de personnes identifiable et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence. Les renseignements peuvent alors être communiqués à la personne ou aux personnes exposées à ce danger, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Avancie, lorsqu’elle communique un renseignement en application du présent paragraphe, ne peut communiquer que les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication. Lorsqu’un renseignement est ainsi communiqué par Avancie, celle-ci inscrit la communication.

Communication pour deuil : Les lois protégeant la vie privée applicables permettent à Avancie de communiquer au conjoint ou à un proche parent d’une personne décédée un renseignement personnel qu’elle détient concernant cette personne, si la connaissance de ce renseignement est susceptible d’aider le requérant dans son processus de deuil et que la personne décédée n’a pas consigné par écrit son refus d’accorder ce droit d’accès.

Communication après un délai fixé par la loi : Les lois protégeant la vie privée applicables permettent aussi à Avancie de communiquer un renseignement personnel à toute personne, sans le consentement de l’individu concerné, si ce renseignement est dans un document qui date de plus de 100 ans ou si plus de 30 ans se sont écoulés depuis le décès de l’individu concerné. Toutefois, sauf si l’individu concerné y consent, Avancie ne communiquera aucun renseignement relatif à la santé d’un individu avant l’expiration d’un délai de 100 ans de la date du document.

Communication à des fins de recherche : Malgré les paragraphes précédents, les lois protégeant la vie privée applicables permettent à Avancie que les renseignements personnels visés par ceux-ci soient communiqués, sans le consentement de l’individu concerné, à une personne à des fins de recherche avant l’expiration des délais prévus, si les documents ne sont pas structurés de façon à être retrouvés par référence au nom d’une personne ou à un signe ou symbole propre à celle-ci et s’il n’y a pas de moyen pour repérer ces renseignements à partir d’une telle référence.

Communication à des fins d’étude, recherche ou statistiques : À certaines conditions, les lois protégeant la vie privée applicables permettent à Avancie de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des individus concernés à une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces renseignements à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques. Le cas échéant, une telle communication ne peut s’effectuer que moyennant le respect des exigences à ce sujet dans les lois protégeant la vie privée applicables, incluant une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée concluant que:
1° l’objectif de l’étude, de la recherche ou de la production de statistiques ne peut être atteint que si les renseignements sont communiqués sous une forme permettant d’identifier les individus concernés;
2° il est déraisonnable d’exiger que la personne ou l’organisme en question obtienne le consentement des individus concernés;
3° l’objectif de l’étude, de la recherche ou de la production de statistiques l’emporte, eu égard à l’intérêt public, sur l’impact de la communication et de l’utilisation des renseignements sur la vie privée des individus concernés;
4° les renseignements personnels sont utilisés de manière à en assurer la confidentialité;
5° seuls les renseignements nécessaires sont communiqués.

9. ACCÈS, RECTIFICATION ET AUTRES DEMANDES

Demande d’accès : Avancie, lorsqu’elle détient un renseignement personnel relevant d’elle sur autrui, à la demande de l’individu concerné, elle lui en confirme l’existence et lui donne communication de ce renseignement en lui permettant d’en obtenir une copie. À la demande du requérant, tout renseignement personnel informatisé est communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible. À moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un renseignement personnel informatisé recueilli auprès du requérant, et non pas créé ou inféré à partir d’un renseignement personnel le concernant, lui est, à sa demande, communiqué dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Ce renseignement est aussi communiqué, à sa demande, à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement. Lorsque le requérant est une personne handicapée, des mesures d’accommodement raisonnables sont prises, sur demande, pour lui permettre d’exercer le droit d’accès prévu par la présente section.

Demande de rectification : Outre les droits prévus au premier alinéa de l’article 40 du Code civil du Québec, tout individu peut, si le renseignement personnel le concernant est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, exiger d’Avancie qu’il soit rectifié.

Renseignements détenus pour Avancie : Les lois protégeant la vie privée applicables permettent à une personne qui détient des renseignements personnels pour le compte d’Avancie, lorsqu’elle est saisie d’une demande d’accès ou de rectification par un individu concerné, de transmettre la demande à Avancie. Ceci n’a pas pour objet de limiter le droit d’accès ou de rectification d’un individu concerné auprès d’un agent de renseignements personnels.

Demande de cessation de diffusion ou d’indexation : L’individu concerné par un renseignement personnel peut exiger d’Avancie qu’elle cesse la diffusion de ce renseignement ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à son nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Il peut faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque les conditions suivantes sont réunies:
1° la diffusion de ce renseignement lui cause un préjudice grave relatif au droit au respect de sa réputation ou de sa vie privée;
2° ce préjudice est manifestement supérieur à l’intérêt du public de connaître ce renseignement ou à l’intérêt de toute personne de s’exprimer librement;
3° la cessation de la diffusion, la réindexation ou la désindexation demandée n’excède pas ce qui est nécessaire pour éviter la perpétuation du préjudice.

Lorsqu’il acquiesce à la demande, la Déléguée responsable atteste, dans sa réponse écrite, de la cessation de diffusion du renseignement personnel ou de la désindexation ou de la réindexation de l’hyperlien.

Exercice des droits : Avancie, lorsqu’elle détient des renseignements personnels relevant d’elle sur autrui, prend les mesures nécessaires pour assurer l’exercice par un individu concerné des droits prévus aux articles 37 à 40 du Code civil du Québec ainsi que des droits conférés par les lois protégeant la vie privée applicables. Notamment, Avancie porte à la connaissance du public l’endroit où ces renseignements personnels sont accessibles et les moyens d’y accéder.

Recevabilité d’une demande : Une demande, notamment d’accès ou de rectification, n’est considérée que si elle est adressée à la Déléguée responsable, faite par écrit (sauf dans les cas où les lois protégeant la vie privée applicables permettent aussi qu’elle soit faite verbalement) par une personne justifiant de son identité à titre d’individu concerné, à titre de représentant, d’héritier, de successible de cet individu, à titre de liquidateur de la succession, à titre de bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès, à titre de titulaire de l’autorité parentale même si l’enfant mineur est décédé ou à titre de conjoint ou de proche parent d’une personne décédée dans les cas visés par l’article 40.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1.

Assistance lors d’une demande : Lorsque la demande n’est pas suffisamment précise ou lorsqu’un individu le requiert, la Déléguée responsable prête assistance pour identifier les renseignements recherchés. Ceci ne restreint pas la communication à un individu d’un renseignement personnel le concernant ou sa rectification résultant de la prestation d’un service à lui rendre.

Réponse à une demande : La Déléguée responsable répond par écrit à la demande d’accès ou de rectification, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande. À défaut de répondre dans les 30 jours de la réception de la demande, la Déléguée responsable est réputée avoir refusé d’y acquiescer.

Gratuité d’accès et frais raisonnables : L’accès aux renseignements personnels est gratuit. Toutefois, des frais raisonnables peuvent être exigés du requérant pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements. Avancie, lorsqu’elle entend exiger des frais, informe le requérant du montant approximatif exigible, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements.

Acceptation d’une demande : Lorsque la Déléguée responsable acquiesce à une demande de rectification, outre les obligations prévues au deuxième alinéa de l’article 40 du Code civil du Québec, elle délivre sans frais à la personne qui l’a faite une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation de la suppression d’un tel renseignement.

Refus d’une demande : La Déléguée responsable motive tout refus d’acquiescer à une demande et indique la disposition de la loi sur laquelle ce refus s’appuie, les recours qui s’offrent au requérant en vertu de la loi et le délai dans lequel ils peuvent être exercés. Elle prête également assistance au requérant qui le demande pour l’aider à comprendre le refus. Si Avancie détient un renseignement faisant l’objet d’une demande d’accès ou de rectification à laquelle elle n’acquiesce pas, elle le conserve le temps requis pour permettre à l’individu concerné d’épuiser les recours prévus par la loi.

Refus en cas d’enquête ou de procédure judiciaire : Les lois protégeant la vie privée applicables permettent à Avancie de refuser de communiquer à un individu un renseignement personnel le concernant lorsque la divulgation du renseignement risquerait vraisemblablement:
1° de nuire à une enquête menée par son service de sécurité interne ayant pour objet de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions à la loi ou, pour son compte, par un service externe ayant le même objet ou un titulaire de permis d’agence de gardiennage ou d’agence d’investigation délivré conformément à la Loi sur la sécurité privée (chapitre S-3.5);
2° d’avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle l’une ou l’autre de ces personnes a un intérêt.

Refus en cas de divulgation nuisible à un tiers : Avancie refuse de donner communication à un individu d’un renseignement personnel le concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers ou l’existence d’un tel renseignement et que cette divulgation serait susceptible de nuire sérieusement à ce tiers, à moins que ce dernier ne consente à sa communication ou qu’il ne s’agisse d’un cas d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de l’individu concerné.

Refus visant un liquidateur, bénéficiaire, héritier ou successible : Sous réserve des cas visés par l’article 40.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1, Avancie refuse de donner communication d’un renseignement personnel au liquidateur de la succession, au bénéficiaire d’une assurance-vie ou d’une indemnité de décès, à l’héritier ou au successible de l’individu concerné par ce renseignement, à moins que cette communication ne mette en cause les intérêts et les droits de la personne qui le demande à titre de liquidateur, de bénéficiaire, d’héritier ou de successible.

10. PLAINTES

Plainte auprès d’Avancie : Voici un aperçu du processus de traitement par Avancie des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels:

  • Avant le dépôt de la plainte:
    • Vérification de la loi applicable : S’assurer d’identifier et connaître la loi ou les lois applicables parmi les différentes lois protégeant la vie privée, ainsi que les droits et recours prévus pour les individus concernés.
    • Lecture de la politique de confidentialité d’Avancie : Prendre connaissance de la politique de confidentialité d’Avancie, accessible notamment par l’URL suivant: https://avancie.com/confidentialite/
  • Au moment du dépôt de la plainte :
    • Exigences de fond et de forme: Toute plainte doit détailler clairement les faits et circonstances de ce qui la motive, être faite par écrit par une personne justifiant de son identité à titre d’individu concerné ou autre personne intéressée et adressée et transmise à la Déléguée responsable d’Avancie par le formulaire électronique de plainte ou en utilisant ses coordonnées.
    • Formulaire: Avancie incite tout plaignant à favoriser le formulaire de plainte qu’elle met à la disposition de sa clientèle et du public comme moyen de préparer et transmettre sa plainte. Téléchargez le formulaire français: Formulaire_Plainte Protection RP ou celui-ci en anglais: Complaint Form_Personal Information
    • Joindre les documents nécessaires : Inclure tous les documents justificatifs pertinents au soutien de votre plainte.
  • Pendant le traitement de la plainte:
    • Donner à Avancie la possibilité de répondre : Avant de s’adresser aux autorités publiques exerçant un pouvoir d’examen, de vérification, d’enquête ou d’ordonnance sur les pratiques d’entreprises en matière de protection des renseignements personnels concernant l’objet d’une plainte visant une entreprise, celles-ci recommandent généralement de donner l’occasion à l’entreprise visée d’examiner et de répondre à la plainte lui ayant été adressée, afin de tenter de résoudre le problème directement avec elle d’abord.
    • Suivi de la plainte : Si une plainte n’est pas traitée selon le processus et les délais indiqués, il est possible de communiquer avec la Déléguée responsable d’Avancie pour demander une mise à jour relative à l’état de traitement de la plainte.
  • Après le traitement de la plainte:
    • Analyse de la réponse d’Avancie: Évaluez la réponse d’Avancie à votre plainte et communiquer avec la Déléguée responsable si elle est satisfaisante et conforme à la législation applicable.
    • Recours à une autorité publique : Si la réponse de l’organisation est insatisfaisante ou si l’organisation ne répond pas à votre plainte, adressez-vous à l’autorité de contrôle compétente pour demander une enquête et une médiation.
    • Suite à donner à la plainte : Si l’autorité de contrôle valide la plainte et que l’organisation ne prend pas les mesures appropriées pour résoudre le problème, envisagez d’entamer une procédure judiciaire ou de porter l’affaire devant les médias pour faire connaître le problème et protéger les autres personnes concernées.

Demande d’examen de mésentente : Toute personne intéressée peut soumettre à la Commission d’accès à l’information du Québec une demande d’examen de mésentente relative à l’application d’une disposition législative portant sur l’accès ou la rectification d’un renseignement personnel dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1 ou sur l’application de l’article 28.1 de cette loi, lequel porte sur la cessation de diffusion ou d’indexation d’un renseignement personnel.

Plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée : Toute personne intéressée peut déposer auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada une plainte contre une organisation qui contrevient à l’une des dispositions des sections 1 ou 1.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, LC 2000, c 5, ou qui omet de mettre en oeuvre une recommandation énoncée dans l’annexe 1 de cette loi.