Réussir l’implantation de votre plateforme de gestion de bureau

Vous avez décidé d’utiliser une (nouvelle) plateforme de gestion de bureau, mais vous vous questionnez sur les étapes à venir? Chez Avancie, nous travaillons depuis plus de 15 ans avec des entreprises comme la vôtre, nous avons donc l’expertise de procéder au déploiement d’une nouvelle solution avec succès.

L’implantation du logiciel ParaMaitre suit généralement plusieurs étapes clés pour assurer une transition fluide et une adoption réussies pour votre bureau. Voici comment nous allons mettre en place efficacement votre nouvel outil de travail.

ÉTAPE #1

Analyse des besoins

Lors de votre première rencontre, un conseiller d’Avancie discutera avec vous des besoins de votre bureau afin de vous offrir la solution la plus adaptée à votre réalité. Vous découvrirez les fonctionnalités qui vous seront essentielles pour travailler plus efficacement.

Pensez également aux autres outils que vous utilisez actuellement dans votre travail quotidien; nous avons plusieurs intégrations possibles.

ÉTAPE #2

Planification

La préparation est la clé pour une implantation réussie. Il est donc primordial de déterminer le calendrier des actions à venir afin que nous minimisions l’impact sur votre bureau. Lors d’une réunion avec un expert technique, vous discuterez entre autres des éléments suivants:

 

  • Planification du calendrier des échéanciers
  • Identification des personnes responsables de l’implantation et des ressources nécessaires
  • Des exigences minimales que requiert ParaMaitre.

ÉTAPE #3

Migration des données

Réservez une journée qui sera dédiée au transfert en toute sécurité des données existantes de votre base de données vers ParaMaitre. Garantissez ainsi l’intégrité et la protection optimale de vos informations confidentielles.

ÉTAPE #4

Installation et configuration

L’installation de ParaMaitre sera réalisée sur tous les postes, soit par vos propres techniciens ou à distance par l’un de nos experts, assurant ainsi une mise en place fluide et sans tracas.

Nous configurons ParaMaitre pour bien répondre aux objectifs identifiés préalablement lors de la rencontre d’analyse des besoins.

ÉTAPE #5

Formation des utilisateurs

La formation de tous vos employés à l’utilisation de ParaMaitre est essentielle afin de maximiser leur efficacité et favoriser une adoption rapide et optimale. Veuillez prévoir de 2 à 4 semaines pour que tous vos utilisateurs soient fonctionnels et 3 mois pour qu’ils soient totalement en confiance.

Toutes les formations de groupe sont gratuites. Voici les formations de base incluses lors de votre abonnement:

ParaMaitre Introduction 1: Une journée complète dédiée à l’apprentissage de ParaMaitre pour tous les utilisateurs. Vous y apprendrez: création de fiches client, ouverture de dossiers, index au répertoire, EDI et  gestion du temps.

ParaMaitre Introduction 2: Une demi-journée qui permettra aux administrateurs du système de se familiariser avec la gestion du bureau et des ressources.

Fidéicommis: Formation sur la comptabilité en fidéicommis.

Quickbooks: Formation sur la comptabilité générale via Quickbooks.

Actes Notariés Technologiques(ANT): Formation et/ou aide à la configuration des ANT.

 

ÉTAPE #6

Journée d'intégration

Si vous avez plus de trois licences, nous offrons une journée d’intégration durant laquelle l’une de nos formatrice reste à votre disposition pour vous assister dans vos tâches quotidiennes, assurant ainsi une transition fluide et efficace vers l’utilisation de votre nouvel outil de travail.

Durant cette journée, nous vous recommandons de réaliser des tests sur ParaMaitre afin de vous familiariser avec l’outil et de gagner en confiance. Il n’y a rien de mieux pour apprendre que de pratiquer. Vous serez ainsi moins stressé lors de vos rencontres avec les clients!

Éléments de succès pour une implantation réussie

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Suivi post-implantation

Nous assurons un suivi post-implantation pour évaluer et améliorer l’efficacité de la solution dans votre bureau. Nous répondrons à toutes vos questions et vous proposerons des améliorations en fonction de vos besoins spécifiques.

Notre objectif est de garantir une utilisation optimale de ParaMaitre et de faire évoluer la solution selon vos attentes.

Accompagnements continus

Avancie a mis en place des ressources afin de faciliter l’utilisation de la solution, d’assurer une transition en douceur et une maîtrise rapide de l’outil.

Vous bénéficierez d’un accès à une FAQ détaillée, à des capsules vidéos explicatives et vous pourrez rapidement être répondu par l’un de nos agents au service à la clientèle.

J’utilise actuellement plusieurs des services offerts par Avancie: Votre Fax, Votre Courriel, Votre transfert et ParaMaitre. Pour chacun de ces services, j’ai toujours obtenu un service hors pair. Leur service à la clientèle est vraiment l’une de leur grande force. Ils sont à la fois facilement accessibles, effectuent des suivis rapides et les échanges sont toujours cordiaux et sympathiques.

 

Caroline Lamoureux | Notaire
Directrice générale, Réseau Notarial Plus

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