On jase!

N°2 / hiver / Décembre 2021

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Chers clients,

Quelle année 2021! Elle a été spéciale pour la plupart des entreprises et a apporté beaucoup de changements aux façons de faire habituelles. Pour les notaires, la signature des actes à distance a été un changement majeur qui a eu des impacts sur tous les intervenants. Notre regard sur le futur est changé à tout jamais, nous devons tous ré-évaluer les acquis.

Bien que notre équipe travaille à distance depuis 2008, nous avons dû, nous aussi, nous réinventer pour nous adapter à cette nouvelle réalité. En 2021, nous avons travaillé en partenariat avec CISN sur l’optimisation des signatures des actes à distance et d’ici peu, vous serez en mesure de juger le résultat de ce travail. Au nom d’Avancie et de la Corporation des services notariaux (CISN), nous vous souhaitons de très Joyeuses Fêtes et une bonne et heureuse année 2022. Santé, bonheur et prospérité !

L’équipe d’Avancie.

Calendrier des formations

Introduction partie 1 

6-13-20 décembre de 8h30 à 16h30 

4-10-17-24-31 janvier de 8h30 à 16h30 

7-14-21-28 février de 8h30 à 16h30 

 

Introduction partie 2 

7-14-21 décembre de 13h00 à 16h30 

5-11-18-25 janvier de 13h00 à 16h30 

1-8-15-22 février de 13h00 à 16h30 

 

Comptabilité en fidéicommis (sans initialisation) 

7-14-21 décembre de 8h30 à 12h00 

5-11-18-25 janvier de 8h30 à 12h00 

1-8-15-22 février de 8h30 à 12h00 

  

Gestion des actes technologiques 

9 décembre de 9h00 à 10h00 

13 janvier de 9h00 à 10h00 

2 février de 13h00 à 14h00

 

Fonctionnalités de Para-Maître 

2 décembre de 14h00 à 16h00 

18 janvier de 10h00 à 12h00 

18 février de 9h00 à 11h00

 

Nouveautés 

3-9 décembre de 13h00 à 14h00 

6 décembre de 9h00 à 10h00

Saviez-vous que...

Un tableau dans Para-Maître n’est pas seulement une façon efficace et ergonomique de vous présenter de l’information dans le logiciel mais peut également être un outil privilégié pour produire et imprimer des listes qui vous aideront dans votre travail de tous les jours. En bref, vous pouvez accomplir les trois actions suivantes dans tous les tableaux existants dans Para-Maître : 

  • Trier l’information à l’intérieur des colonnes 
  1. En cliquant sur les flèches dans l’entête de la colonne, tri en ordre croissant ou décroissant 
  • Faire une recherche à l’intérieur du tableau 
  1. Clic droit de la souris sur le tableau, choisir « Interroger » (F11) 
  2. Inscrire le ou les critères de recherche dans les champs de recherche en haut du tableau 
  3. Cliquer sur « Exécuter l’interrogation » (F12) 
  • Imprimer et/ou exporter le tableau ou le résultat de la recherche en format Excel (Note : certains droits doivent être octroyés pour utiliser cette option-Demander à votre administrateur de système Para-Maître)
  1. Clic droit de la souris sur le tableau, choisir « Imprimer ou exporter une grille » 
  2. Pour imprimer papier, choisir « Imprimer la grille » 

Pour exporter en Excel, choisir « Cliquez ici pour télécharger le fichier .CSV »

Nouveautés

  • Intégration de nouveaux formulaires d’assurance-titres avec Stewart
  • Intégration de nouveaux gabarits dans Aform
  • Pont entre Para-Maître et QuickBooks

SECTION “BIO” : 

NOËLLA THERRIEN, VICE-PRÉSIDENTE

Il nous fait plaisir de vous présenter la vice-présidente et co-fondatrice d’Avancie, Noëlla Therrien. Dès 1991, Noëlla faisait partie de l’équipe Para-Maître qui relevait, dans ces temps lointains, de la Chambre des notaires où elle supportait les usagers de Para-Maître. Déjà, à cette époque, sa passion des clients transparaissait dans toutes ses actions.  Son objectif principal était d’offrir un service axé sur les besoins de la clientèle, de ne pas simplement répondre à leurs attentes mais d’aller au-delà de ce que le client demandait. Cette passion, même après toutes ces années, est toujours présente et l’anime encore.  

Noëlla est un pilier important d’Avancie. Venant d’une famille d’entrepreneur, elle a grandi avec la mentalité que l’entreprise est une famille et que les clients sont la famille élargie. Elle a su imposer cette valeur dès la fondation de la compagnie en 2008 et c’est pourquoi Avancie a pu grandir et se développer. Débutant avec une équipe de 7 employés, dont 3 actionnaires, aujourd’hui, Avancie a plus de 35 employés plus passionnés les uns que les autres.  

Ayant toujours le cœur sur la main, elle fait du bénévolat auprès d’enfants dans le besoin et elle est très impliquée dans le club social d’Avancie. Sans elle, Avancie ne serait pas ce qu’elle est devenue aujourd’hui.

OPTIMISATION

Comment mieux utiliser Para-Maître? Comment l’utiliser à sa pleine capacité? comment peut-il nous aider à être plus productif? … Toutes ces questions sont légitimes mais y répondre n’est jamais aussi simple qu’on le souhaiterait! En effet, la solution passe par une analyse de vos besoins, de vos méthodes de travail et de votre connaissance du logiciel. Cette analyse débute par un questionnement, une remise en question, en sachant qu’une optimisation de l’utilisation du logiciel entraînera une répercussion sur toute la structure du travail de bureau. Les questions suivantes sont donc un bon point de départ : 

  • Quels sont les points faibles à améliorer dans l’étude? 
  • Quels sont les résultats qu’on aimerait atteindre? 
  • Quels sont les buts avérés d’une refonte des méthodes de travail? 
  • Quels sont les changements que vous êtes prêts à faire et lesquels sont non négociables?
  • Jusqu’à quel point un changement est-il nécessaire ou souhaitable? 

Répondre à ces questions vous permettra de dresser une liste des points à travailler, à court, moyen ou long terme et vous dirigera tout naturellement vers des pistes de solutions, telles que : 

  • Les formations à suivre sur le logiciel 
  • Une modification des étapes et procédures à suivre dans l’élaboration du dossier afin d’être plus efficace en utilisant mieux certains outils comme : 
  1. Les suivis et travaux en cours 
  2. Les formulaires AForm 
  3. Les champs personnalisés 
  4. Les champs de recherche 
  5. … 

Quelles que soient les difficultés, des solutions existent! Ilsuffit de prendre le temps de bien cibler les besoins et les solutions qui vous conviennent le mieux. Contactez-nous afin de planifier une formation personnalisée selon vos besoins!

QUESTIONS FRÉQUENTES

Changement d’année pour la numérotation des dossiers et modification du prochain numéro de dossier. 

Numérotation automatique des dossiers: 
***A faire par l’administrateur du système en janvier seulement, car le programme utilise l’année en cours. ***

Veuillez accéder au menu “Administration/Dossiers/Changement d’année (numéros des dossiers)”. 
À la question “Voulez-vous réellement effectuer le changement de l’année ?”, appuyez sur “Oui”. 

*** Plusieurs nous demandent pourquoi cette fonction n’est pas automatisée.  Le changement d’année manuel pour la numérotation de dossiers vous permet d’ouvrir les derniers dossiers de l’année 2021 à votre retour du congé des fêtes, si vous avez manqué de temps pour le faire avant votre départ. 

Comment modifier le prochain numéro de dossier manuellement: 
Pour les usagers préférant passer immédiatement à l’année 2022, il est possible d’aller changer le prochain numéro de dossier pour un notaire. Voici comment procéder: 
Menu Administration/Dossiers/Numérotation automatique des dossiers. 
Pour modifier le prochain numéro de dossier, saisir le numéro désiré à la 
colonne « « Prochain # » pour le notaire de votre choix. Enregistrer. Il est important de conserver la nomenclature des numéros de dossier, soit “année en cours” “code du notaire responsable” “numéro séquentiel de quatre chiffres” (ex.: 22P00010001). 

Fermeture et ouverture de votre exercice financier en comptabilité générale de bureau 

Pour plusieurs d’entre vous, le 31 décembre correspond à la fin de votre exercice financier.  Aussi longtemps que votre année 2021 ne sera pas fermée, il sera impossible de reporter des transactions dans l’exercice 2022.  À votre retour en janvier, vous vous demanderez si vous devriez fermer l’exercice 2021 immédiatement ou attendre que toutes vos transactions de décembre soient saisies. 
En fait, puisque dans Para-Maître il est simple de retourner dans un exercice financier antérieur, il est possible de fermer votre exercice financier 2021 à votre retour en janvier.  Nous vous suggérons toutefois de reporter toutes vos factures 2021 en attente, de traiter vos encaissements sur factures reçus en décembre et d’effectuer toutes les transactions courantes qui se sont déroulées en 2021, au meilleur de votre connaissance.  Il n’est pas nécessaire toutefois d’avoir concilié votre mois de décembre avant de procéder, ceci pouvant être fait plus tard sans problème. 

Qu’arrivera-t-il si vous reportez des transactions de 2021 alors que cet exercice aura été fermé? 
Un avertissement sera généré pour chaque transaction appartenant à l’exercice 2021 fermé.  Ce message vous informera que la transaction appartient à un exercice fermé et vous demandera si vous voulez poursuivre le report.   Vous devrez répondre ‘Oui’ pour chacune des transactions. 
L’avantage de fermer l’exercice le plus rapidement possible est indéniable, puisque vous voudrez traiter vos transactions courantes de 2022 sans délai et éviter ainsi des retards difficiles à rattraper. 

Voici donc la procédure très simple à effectuer pour fermer l’exercice courant : 
1. Assurez-vous d’être seul(e) dans la comptabilité de l’entreprise que vous désirez fermer; 
2. Accédez au menu Comptabilité/Générale/Divers/Fermeture d’exercice; 
3. Appuyez sur le bouton « Fermer l’exercice courant (F5) ». 
4. À la question : « Voulez-vous toujours fermer l’exercice X (01/01/2021 au 31/12/2021)?», appuyez sur le bouton « OUI ». 
5. Il n’est pas nécessaire d’imprimer le rapport.

QUIZ : Testez vos connaissances

Question #1 

À quoi sert la date d’échéance du dossier? 

1. À indiquer la date de refus ou d’annulation du mandat du client.

2. À indiquer la date du dernier paiement prévu du client. 

3. À indiquer la date où le dossier doit être complété, cette date ayant un impact sur les dates d’échéances des tâches par défaut et des dossiers en cours du panneau de collaboration.  

Question #2 

À quoi servent les boutons radio (ronds) à droite des adresses courriel dans la fiche client? 

1. À indiquer le courriel par défaut du client à utiliser dans les différents services de communication (Votre Transfert, Aform, courriel, etc.). 

2. À indiquer le courriel à éviter lors de communication avec le client.  

3. À indiquer le courriel du client alors que les autres sont les adresses courriel de sa famille. 

Question #3 

À quoi sert la case « Tenir compte des taxes sur l’état de déboursement » dans l’onglet « Prix de vente/Droits mutation » dans les répartitions? 

1. À ajouter des taxes sur le prix de vente 

2. À indiquer l’exonération des taxes dans l’état de déboursement 

3. À ajouter le détail du calcul de la taxe dans l’état de déboursement 

 

Réponses : Q1 : 3, Q2 : 1, Q3 : 3

À VENIR

  • Intégration de la signature et la conservation des actes authentiques et sous seing privé.
  • Tournée du Président (Présentielle ou virtuelle).

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