On jase!

N°3 / Printemps / Mars 2022

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Pour prendre de nos nouvelles !

Chers clients,

Qui dit printemps, dit renouveau, mais aussi entretien saisonnier! Dans cette édition de l’infolettre, nous vous donnerons trucs et astuces afin de maintenir de bonnes pratiques de travail. Il est temps de prendre une pause pour se recentrer et aller de l’avant!

Par le passé, nous avions l’habitude de venir vous visiter dans vos coins de pays respectifs pour discuter de l’avenir, comprendre vos besoins et vous proposer des solutions aux défis technologiques que vous vivez. Afin de limiter les risques de propagation de la Covid-19, je vous propose une rencontre virtuelle où l’on pourra s’entretenir avec vous et les membres de votre équipe pendant 2h. Cette rencontre est totalement gratuite. Vous pouvez réserver votre plage horaire en cliquant sur le bouton “Planifier une rencontre” plus bas.

Au plaisir d’échanger avec vous !

Alain Ashton, président d’Avancie

Calendrier des formations

Introduction partie 1

7-14-21-28 mars de 8h30 à 16h30
4-11-18-25 avril de 8h30 à 16h30
2-9-16-24-30 mai de 8h30 à 16h30

Introduction partie 2

1-8-15-22-29 mars de 13h00 à 16h30
5-12-19-26 avril de 13h00 à 16h30
3-10-17-25-31 mai de 13h00 à 16h30

Comptabilité en fidéicommis (sans initialisation)

1-8-15-22-29 mars de 8h30 à 12h00
5-12-19-26 avril de 8h30 à 12h00
3-10-17-25-31 mai de 8h30 à 12h00

Gestion des actes technologiques dans Para-Maître

10 mars de 10h30 à 11h30
6 avril de 13h00 à 14h00
20 avril de 16h00 à 17h00
4 mai de 11h00 à 12h00
18 mai de 13h00 à 14h00
26 mai de 15h00 à 16h00

Fonctionnalités de Para-Maître

2 mars de 13h00 à 15h00
29 mars de 9h00 à 11h00
14-26 avril de 9h00 à 11h00
12-25 mai de 9h00 à 11h00

Saviez-vous que...

Plusieurs options vous permettent de personnaliser les fonctionnalités de Para-Maître en fonction de vos besoins. Pour ce faire, cliquer sur le bouton du profil  complètement en haut à droite dans Para-Maître. Sélectionner « Personnalisation et affichage ». Vous aurez alors la possibilité d’éditer votre ressource. Voici quelques options intéressantes qui peuvent être personnalisées :

Comptabilité en fidéicommis : 
Sélectionner le groupe de comptes, l’institution et le compte de banque désirés par défaut. La case « se souvenir de mes choix d’un écran à l’autre », lorsque cochée, vous permet alors de laisser afficher les groupes/institutions/comptes bancaires que vous sélectionnez sans que Para-Maître réaffiche l’information par défaut.

Comptabilité générale : 
Permet de sélectionner votre entreprise de comptabilité de bureau ainsi que le compte bancaire le plus souvent utilisé.

Pour les notaires :
Démarrage de Para-Maître M’aviser pour les rapports testaments / mandats :
Un rappel sera affiché au début de la période (le 1 er et le 16 de chaque mois) aux notaires à leur entrée dans Para-Maître les avisant de produire leurs rapports testaments et mandats.

Affichage :
Permet de choisir un thème, soit la couleur de votre Para-Maître. Les choix sont les suivants : Défaut (en bleu), Rouge, Vert, Orange et Gris.

FONCTIONNALITÉS À DÉCOUVRIR OU À REDÉCOUVRIR

Nouveautés

  • Nouveau formulaire de Stewart 
  • Pont entre Para-Maître et QuickBooks

SECTION “BIO” : 

JEAN PIGEON, VICE-PRÉSIDENT

Pour Jean Pigeon, un de nos développeurs et actionnaire d’Avancie, la présence de Para-Maître est restée en filigrane tout au long de son historique professionnel. En effet, ayant décroché son Baccalauréat en informatique en 1993, il est tombé dans la potion magique de Para-Maître en 1996 chez Notarius, qui était la filiale informatique de la Chambre des notaires, alors que le logiciel était la propriété de la Chambre . C’est là qu’il a rencontré son mentor, et père spirituel du logiciel, Bernard Steben. Malheureusement, Bernard est décédé d’un cancer, laissant derrière lui une équipe endeuillée. Jean a pris la relève pour un temps mais a décidé de quitter pour rencontrer de nouveaux défis, rapidement il était de retour (2003) car l’équipe et les clients lui manquaient. Il a donc retrouvé avec bonheur sa complice d’antan, Noëlla Therrien, chez Cognicase qui avait alors le contrat de développement de Para-Maître. Par la suite, le contrat ayant été repris par Allstream, Noëlla et Jean y ont été rejoints par Alain Ashton.

Ensemble, ils ont écouté les besoins et attentes des utilisateurs de Para Maître. Un déménagement étant encore en vue, les trois comparses ont démarré Avancie, permettant ainsi l’établissement d’un espace stable, sécure et innovateur pour le logiciel et ses usagers. Le plus important pour Jean est le caractère familial de l’entreprise et le bonheur du travail dans une atmosphère agréable, ouverte et conciliante. Depuis le tout début, Jean et ses deux complices sont fiers de travailler pour les notaires et de conserver vivant le rêve et les espoirs de Bernard dont nous sommes tous et toutes les héritiers aujourd’hui.

OPTIMISATION

Pour rester efficace à long terme avec votre logiciel, il faut faire ce que nous faisons tous avec notre maison, nos relations ou notre travail : rester à jour et faire du ménage! Même si Para-Maître en fait une partie automatiquement, il vous revient de faire régulièrement la gestion de votre système.

La liste des types de dossiers, la gestion des documents et la liste des ressources sont des éléments importants à surveiller et à contrôler au risque de voir ces éléments devenir trop lourds, difficile à gérer et chaotique, rendant la recherche d’informations plus ardue.

FAIRE DU MÉNAGE :

Dans les écrans suivants (gérés par les administrateurs) :
     – Types de dossiers (Configuration/Types de dossiers)
     – Ressources (Administration/Ressources)
     – Des modèles (Configuration/Gestion des modèles)

La case « Actif » dans ces écrans vous permet d’éliminer d’une liste déroulante l’information désactivée, sans pour autant détruire complètement cette information. Vous trouverez en effet dans les différents écrans, une case à cocher « Afficher les (informations) inactives » vous permettant de retrouver les éléments qui ne sont plus actifs, mais toujours existants dans le logiciel. Vous pouvez en tout temps réactiver l’information afin que celle-ci réapparaisse dans les listes déroulantes. Dans les types de dossiers, tous les types sont affichés, mais seuls ceux cochés « Actif » apparaîtront dans la liste déroulante des types disponibles dans un dossier.

GARDER À JOUR :

  • Le calcul du remboursement au constructeur (Configuration/gestion de l’étude/Rembour. taxes)
  • L’écran du calcul des droits de mutation pour chaque municipalité (Configuration /Gestion des listes déroulantes/Droits de mutation (ville))
  • Le calcul de la tarification de vos ressources, activités et déboursés (Administration/Tarification).

QUESTIONS FRÉQUENTES

Comment procéder à l’annulation d’une transaction en fidéicommis (REC ou DEB):

Par le dossier :

1. Accéder à l’onglet « fidéicommis » du dossier.

2. Double-cliquer sur la transaction à annuler.

3. La transaction affichera à l’écran. Cliquer sur le bouton « annulation ».

4. Inscrire la date de l’annulation, la raison et faire OK.

Par le menu de comptabilité en fidéicommis :

1. Dérouler le menu «Comptabilité/Fidéicommis/Transactions / Entrée des transactions».

2. Compléter les champs Groupe, Institution financière et Compte de banque.

3. Cliquer sur l’icône INTERROGER ou appuyer sur la touche (F11) du clavier pour revenir au mode interrogation.

4. Saisir les critères de recherche permettant de retrouver la transaction à annuler, par exemple le type de transaction, la date, le montant, etc.

5. Lancer la recherche en cliquant sur le bouton INTERROGER ou en appuyant sur la touche (F12) du clavier et double-cliquer sur la transaction a annulé.

6. Cliquer sur le bouton ANNULATION.

7. Inscrire la date d’annulation, la raison et faire le bouton OK.

QUIZ : Testez vos connaissances

Question #1  

Pourquoi les gabarits de Aform n’apparaissent pas lorsque je sélectionne le destinataire dans l’onglet Aform du dossier ?  

1. Indique le refus du client à l’utilisation de la fonctionnalité. 
2. Il n’y a pas de gabarit pour le type de dossier.  
3. Le courriel du destinataire n’est pas inscrit à sa fiche client.  

Question #2  
À quoi sert cet  icône dans la colonne Répartitions de l’onglet « Étape/Lot » du dossier ?

1. À copier les informations du lot dans la répartition no 1 du dossier.
2. À ajouter une deuxième répartition au dossier.  
3. C’est un raccourci pour imprimer les répartitions.

Question #3  
À quoi sert l’icône  sur le panneau de collaboration de droite?  

1. À prendre des notes. 
2. À faire des recherches avancées. 
3. À afficher les derniers rapports imprimés de votre étude.

Réponses : Q1 : 3, Q2 : 1, Q3 : 3

À VENIR

  • Intégration de la signature des actes authentiques et sous-seing privé;
  • Authentification multi-facteurs;
  • Refonte de l’assistant pour régler les problèmes de lenteur.

Note : De nouvelles ressources ont été affectées à la réalisation de ces projets et ceux à venir.

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