On jase!

N°7 / Printemps / Mars 2023

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Chers usagers,

Depuis notre dernière communication, plusieurs d’entre vous avez déjà découvert la nouvelle gestion documentaire et l’intégration de ConsignO Cloud. Pour ceux et celles qui n’ont pas encore tenté l’expérience de ces nouveautés, nous vous invitons à partir à leur découverte.

Comme l’hiver tire à sa fin et que le soleil commence à nous réchauffer, nous souhaitons aussi mettre un peu de chaleur et allumer une flamme dans votre quotidien en vous présentant ce nouveau numéro de l’infolettre du printemps 2023.

À défaut d’avoir une baguette magique qui ferait tout le travail d’un coup, nous vous partageons quelques-uns de nos trucs, astuces et pistes de solutions afin de vous aider à adopter une pratique plus productive.

Calendrier des formations

Plusieurs formations de groupe sont offertes :

Introduction partie 1
6-13 et 27 mars de 8h30 à 16h30
3-10-17 et 24 avril de 8h30 à 16h30
1-8-15-22 et 29 mai de 8h30 à 16h30

Introduction partie 2
7 et 28 mars de 13h00 à 16h30
4-11-18 et 25 avril de 13h00 à 16h30
2-9-16-23 et 30 mai de 13h00 à 16h30

Comptabilité en fidéicommis (sans initialisation)
7-21 et 28 mars de 8h30 à 12h00
4-11-18 et 25 avril de 8h30 à 12h00
2-9-16-23 et 30 mai de 8h30 à 12h00

Fonctionnalités de ParaMaitre
1 mars de 15h00 à 17h00
30 mars de 9h00 à 11h00
12 avril de 15h00 à 17h00
27 avril de 13h00 à 15h00

ConsignO Cloud-CNQ (NOUVEAU)
2 mars de 9h00 à 10h30
22 mars de 13h00 à 14h30
6 avril de 9h00 à 10h30
20 avril de 16h00 à 17h30
2 mai de 10h00 à 11h30
17 mai de 13h00 à 14h30
30 mai de 9h00 à 10h30

Des formations privées sont disponibles via le bouton “Formation” dans votre ParaMaitre (Gestion du temps, atelier de codification et formations personnalisées selon vos besoins).

Cliquez ICI pour visionner des vidéos de formation et consulter des manuels sur les nouveautés de la dernière mise à jour.

Saviez-vous que...

Saviez-vous que la fiche client est un des éléments le plus important dans votre base de données pour permettre l’automatisation de votre travail?

En effet, bien remplir une fiche client dès le départ vous permet par la suite de :

  • Faciliter la fusion des informations pour plus de rapidité dans la production de documents;
  • Sortir des listes et des rapports complets selon vos besoins;
  • Faciliter l’envoi des informations dans un projet de signature ConsignO Cloud pour automatiser le processus de création du projet;
  • Automatiser la vérification des doublons;
  • Créer des listes d’envoi à vos clients;
  • Automatiser l’importation de vos clients du dossier dans vos parties à l’acte.

Cela vous permet de gagner du temps au lieu de compléter les informations manuellement ou à devoir retourner dans chacune des fiches individuellement pour faire du copier-coller.

Nouveautés

  • Refonte de la gestion documentaire.
  • Intégration des projets de signature sous seing privé.
  • Gestion des groupes et permissions.

SECTION “BIO” : 

MARIE-ÈVE DION
C’est avec plaisir que nous vous présentons Marie-Eve Dion, directrice analyses fonctionnelles et contrôle de qualité.
 
Marie-Eve a étudié en technique administrative au Séminaire de Sherbrooke. À la sortie de ses études, elle a trouvé un travail dans ce domaine pour une entreprise où elle y est restée 2 ans alors que le notaire qui s’occupait de cette entreprise l’a approchée pour lui offrir un emploi. Croyant qu’elle n’avait pas les compétences nécessaires, elle n’a finalement jamais fait parvenir son CV.

Le notaire a insisté pour la rencontrer et elle a finalement accepté le poste à titre d’adjointe juridique. Emploi qu’elle a conservé durant plusieurs années.

Ayant besoin de nouveaux défis, elle quitte cet emploi pensant se consacrer à l’entreprise familiale toutefois, quelques jours après avoir laissé, elle a reçu un appel d’Avancie lui offrant exactement le nouveau défi qu’elle recherchait.

Si son nom vous dit quelque chose, c’est certainement parce qu’elle travaille chez Avancie depuis 2009 où elle a fait ses débuts en tant qu’agente au service à la clientèle et formatrice. Elle s’est ensuite occupée du développement, du service à la clientèle et de la formation pour notre logiciel Baromaitre dédié aux avocats.

Au fur et à mesure qu’Avancie prenait de l’expansion, elle a été impliquée dans plusieurs tâches dont ceux des projets spéciaux lesquels lui ont été confiés avant que le poste de directrice des analyses fonctionnelles soit créé.

Entre la gestion d’une entreprise familiale, son travail à temps plein chez Avancie et son rôle de maman de trois enfants à élever, elle s’est donnée à corps perdu et sans compter dans tout ce qu’elle devait accomplir.

Pour Marie-Eve, travailler chez Avancie est avant tout le plaisir de travailler avec des gens qui partagent ses mêmes valeurs familiales, qui respectent son perfectionnisme et qui soutiennent son besoin de dépassement. Impliquée dans les différents comités tels que le club social, le développement des affaires, le marketing, elle participe activement à la réussite de l’entreprise. Ce sentiment d’appartenance la pousse à partager sa vision et aussi à aider dans le travail de ses collègues.

Son entregent, sa facilité de communication, sa gentillesse font d’elle une agréable collègue qui est appréciée de tous.

OPTIMISATION

Dans les numéros précédents, nous vous avons donné plusieurs petits trucs permettant de faciliter votre travail au quotidien, comme l’analyse des besoins (décembre 2021), l’intégration de nouvelles ressources (juin 2022), la codification des modèles (septembre 2022) ou encore l’utilisation de la Foire aux Questions du service à la clientèle (décembre 2022). J’aimerais aujourd’hui mettre une emphase particulière sur la configuration de votre logiciel.
 
En effet, les administrateurs de ParaMaitre peuvent configurer les types de dossiers afin d’automatiser certains éléments pour plus de rapidité et de fluidité. Les tâches par défauts, les modèles à utiliser selon le type de dossier, l’ajout de champs supplémentaires à compléter pour la fusion, ainsi que certains éléments de la gestion du temps sont tous configurables. Ainsi les tâches se distribueront automatiquement à chaque ressource, dès la création du dossier, avec des dates requises déjà inscrites. De même, les derniers modèles montés et codifiés seront déjà introduits à l’intérieur de la documentation du dossier automatiquement, selon le type de dossier. Cela permet de gagner du temps plutôt que d’aller chercher dans la liste de modèles pour trouver le bon. Les nouvelles ressources peuvent ainsi être plus autonomes et le reste du personnel plus rapide.
 
Le diable étant dans les détails, chacune des automatisations possibles, que ce soit dans la gestion du temps ou dans l’utilisation de l’intégration entre ConsignO Cloud et ParaMaitre, permettra un gain de temps, une meilleure utilisation de votre outil de travail principal et une meilleure organisation du travail.
 
Si vous avez besoin d’aide pour vous aider dans la configuration de ParaMaitre, n’hésitez pas à demander une formation personnalisée d’une ou deux heures, afin que nous regardions avec vous vos besoins et que l’on puisse faire ensemble la configuration de votre système.

QUESTIONS FRÉQUENTES

Vos rapports testaments et mandats ont été produits pour la période, mais vous souhaitez vous assurer qu’ils ont bien été acceptés par le Registre des testaments et mandats de la Chambre des notaires?

Comme stipulé à la FAQ # 11374, la procédure suivante est à suivre dans ce cas :

Consultez le menu index/Edi/Détails des transactions dans l’onglet Statuts et Parties.

Assurez-vous d’avoir obtenu le code EA (Envoi reçu/ avis accepté).

S’il n’y a aucun code, communiquer avec le service à la clientèle d`Avancie au 514-657-2034 ou au 1-866-301-2476.

Si le code ER (Confirmation reçue, avis rejeté) est affiché, la raison du refus peut être indiquée à l’écran “Confirmation reçue de RTM” (Menu Index/EDI). Après correction de l’erreur, il sera possible de renvoyer le rapport.

S’il n’y aucun motif de refus, nous vous conseillons de communiquer avec la Chambre des notaires.

QUIZ : Testez vos connaissances

1-Quelle est la meilleure méthode pour sortir l’Index au Répertoire?

A- Faire une demande chez Avancie pour qu’il sorte votre rapport.
B- Aller au menu index par notaire/partie, inscrire le code du notaire, faire interroger et imprimer. Les parties seront en ordre alphabétique.
C- Aller au menu index par notaire/partie, inscrire le code du notaire, cliquer sur l’icône du bouton “Exporter une grille”, imprimer ou exporter une grille pour exporter en Excel et trier par ordre alphabétique

2-J’ai deux fiches clients (NA) pour le même client. Que faire ?

A- Supprimer toutes les informations sensibles d’une des deux fiches – rapatrier le tout dans une seule fiche et inscrire dans la fiche à éliminer : NE PAS UTILISER
B- Téléphoner chez Avancie pour que l’équipe de programmation supprime la fiche en double.
C- Gérer les doublons directement par votre système via le menu Client/Gestions des fiches clients (note: vérifier avec votre administrateur avant de faire le processus).

3-Comment faire le changement d’adresse dans une fiche client?

A- Changer l’adresse directement dans la fiche du client, en effaçant l’ancienne.
B- Écrire manuellement la nouvelle adresse dans les commentaires de la fiche client, en laissant l’ancienne adresse dans la première page de la fiche.
C- Utiliser le bouton “Modification de l’adresse à une date”, dans la fiche client, ce qui permet de conserver automatiquement l’ancienne adresse dans cette section.

Réponses : Q1 : B, Q2 : C, Q3 : C

À VENIR

  • Tous les rapports générés par ParaMaitre pourront être exportés dans un dossier.
  • Intégration de la signature des actes authentiques.

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