Vous devez envoyer des documents confidentiels à un client? Pourquoi ne pas le faire via le service “VotreTransfert” qui est accessible directement par Para-Maître. Le service est gratuit, sécuritaire et est simple d’utilisation. Voici la marche à suivre:
Accéder aux documents/supports/pièces jointes d’un dossier ou d’une fiche client. Cliquer sur l’icône du cadenas, qui se trouve en haut, à côté du bouton “Temps”. Cela a pour effet d’afficher une case à côté de chaque document/supports/pièces jointes. Il suffit de cocher le document à envoyer. Vous pouvez en sélectionner plusieurs pour un même envoi. Recliquer sur le bouton du cadenas pour confirmer vos choix.
Sur le panneau de collaboration (liste d’icônes à droite), vous retrouverez le même symbole de cadenas, avec maintenant le nombre de documents inscrit que vous avez sélectionnés à l’étape précédente et qui sont maintenant prêts à être envoyés.
Dans le champ ‘À’, inscrire l’adresse courriel du destinataire à qui vous souhaiter envoyer votre document, ou le nom du client de Para-Maître pour lequel une adresse de courriel y est associée dans sa fiche client. Personnaliser les instructions par défaut, par des notes ou des commentaires dans le champ ‘Instructions’. Des outils de mise en forme sont disponibles.
L’icône “clé via téléphone” indique que la clé de récupération du document sera transmise au client par téléphone (la case est cochée par défaut, car c’est la méthode la plus sécuritaire. Il n’est pas recommandé d’envoyer la clé par courriel.) Si vous ne cochez pas “clé via téléphone”, le client recevra deux courriels, l’un donnant le lien où aller chercher le document envoyé et le deuxième qui inclura la clé de sécurité. Par la suite, cliquer sur le bouton d’envoi qui est l’icône de “l’enveloppe avec une flèche verte”, ce qui enverra le ou les documents choisis sur le serveur sécurisé de VotreTransfert où les documents seront enregistrés. La clé de téléchargement s’affichera et vous pourrez contacter le destinataire de l’envoi pour la lui donner.
Votre client n’aura alors qu’à cliquer sur le lien dans le courriel qu’il aura reçu et indiquer sur la page web la clé de téléchargement à 9 chiffres pour accéder aux documents.
Pour de plus amples renseignements, vous pouvez consulter le manuel en cliquant sur ce lien : VotreTransfert ou pour toutes questions, contacter le service à la clientèle de Para-Maître au (514) 657-2034 ou au (866) 301-2476.