
Foire aux questions
Nous avons répertorié les questions les plus fréquentes concernant Todoc. Si vous ne trouvez pas votre réponse ici, n’hésitez pas à nous joindre.
Général
Pourquoi Todoc ?
Todoc a été conçue pour faciliter le quotidien des juristes du Canada. Todoc assure pour vous l’envoi, le suivi, la confidentialité et la sécurité du transfert de vos documents dans le respect des règles qui régissent votre profession.
Vous recevrez des avis détaillés par courriel à chaque étape de vos notifications. Les serveurs de messagerie d’aujourd’hui n’acceptent guère de pièces jointes dont la taille excède 10 méga octets. Dans ce contexte, Todoc est l’alternative sécuritaire qui vous permet d’envoyer vos documents volumineux.
Todoc est hébergé dans un centre de données situé au Canada. Il n’est donc pas assujetti au Patriot Act. L’hébergement des documents à l’extérieur du Canada ne respecte pas la Loi sur le Barreau et le Code de déontologie des avocats.
Comment fonctionne Todoc ?
Après l’inscription, vous téléchargez votre document sur Todoc. Automatiquement, Todoc produit un avis de notification à votre intention afin de confirmer la notification. Il émet aussi un avis à votre destinataire qui explique comment récupérer le document sur la plateforme. Lorsque votre destinataire télécharge le document, Todoc vous envoie une confirmation de ce téléchargement.
Par la suite, Todoc supprime automatiquement le document de ses serveurs et vous en informe par courriel.
À quoi ressemblent les messages envoyés par Todoc ?
Mon destinataire doit-il avoir un abonnement Todoc ?
Non. Si votre destinataire n’a pas de compte Todoc, il recevra un code d’accès spécifique pour accéder au document transmis. Si vous avez déterminé un mot de passe, il devra utiliser celui-ci.
Il est utile pour le destinataire de créer son compte Todoc puisque cela fait en sorte qu’il utilisera son code d’accès pour toutes les notifications qu’il recevra. La création d’un compte Todoc est gratuite.
Qu’est-ce que l’outil Outlook ?
Cet outil vous permet de notifier directement depuis Outlook comme si vous écriviez un courriel habituel. Cliquez ici pour en savoir plus.
Technique
J’ai perdu mon mot de passe, que faire ?
Vous pouvez réinitialiser votre mot de passe en cliquant ici.
Est-ce que je peux changer mon adresse courriel ?
Quelle est la taille maximale d’un document pour téléchargement ?
Où mes documents sont-ils hébergés ?
Mes documents sont-ils transférés et entreposés de façon sécuritaire ?
Combien de temps mes documents résident-ils sur vos serveurs ?
J’ai tenté de me connecter à la plateforme à plusieurs reprises et je n’ai plus accès à celle-ci.
Quels sont les navigateurs supportés par Todoc ?
Pourquoi la plateforme renomme-t-elle parfois mes documents ?
Comment vérifier l’intégrité d’un document ?
Todoc ajoute une clé numérique unique à chaque document transmis qui permettra la validation de son intégrité. Cette information se retrouve dans les courriels de l’expéditeur, du destinataire et dans le détail de la notification sur la plateforme.
Pour vérifier l’intégrité d’un document, il suffit de l’envoyer au système de vérification de la plateforme, en cliquant sur l’icône Vérifier. Vous recevrez ainsi la clé résultante. Si elle est identique à celle déjà en votre possession, il s’agit bel et bien du même document. Si la clé est différente, c’est que le contenu du document vérifié n’est pas identique à celui du document transmis.
Astuce : la modification du nom du document, sa copie, sa sauvegarde ou son déplacement n’altère pas l’intégrité de celui-ci.
Attention : nous vous conseillons de conserver une copie en « lecture seule » des documents que vous avez notifiés afin de pouvoir regénérer la clé numérique à tout moment. Si votre document a été modifié par la suite, la clé résultante ne sera pas identique.
Juridique
Est-ce que la notification électronique est valide dans tous les tribunaux et toutes les provinces canadiennes ?
La législation canadienne permet la notification ou la signification électroniques de documents selon diverses balises.
Consultez la page Ce qu’il faut savoir pour d’autres précisions.
Dans quelles circonstances ma notification est-elle valide ?
Au Québec, puis-je notifier par télécopieur ?
Au Québec, puis-je notifier par courriel ?
OUI, en respectant plusieurs exigences :
- Obtenir une preuve de la remise ou de la réception de l’envoi (art. 110 C.p.c)
- S’assurer que le destinataire puisse vérifier l’intégrité de la transmission (art. 134 C.p.c.). Un système d’encryption ou d’infrastructure à clé publique peut être utilisé pour ce faire.
- Compléter un bordereau de notification (art. 134 C.p.c)
Attention : la taille de la pièce jointe au courriel peut être trop volumineuse pour être acceptée par la boîte courriel de votre destinataire. De plus, un courriel ne garantit pas la confidentialité des documents que vous transmettez.
Notification
Est-ce possible de centraliser les notifications de mon entreprise ?
Le mode Entreprise de Todoc vous permet de centraliser tous vos usagers sous une même tarification avantageuse et évite à chacun d’avoir à acheter des crédits de notification. Les usagers que vous déterminerez comme coordonnateurs pourront visualiser les notifications de tous les membres de votre entreprise, sans pouvoir accéder aux documents. Ils seront en mesure de générer des rapports afin de consolider vos activités.
Est-ce possible de voir les notifications de mes collègues ?
Dans le mode Entreprise, seuls les usagers déterminés par vos administrateurs pourront visualiser toutes les notifications de votre organisation, sans toutefois avoir accès aux documents notifiés.
Puis-je envoyer des documents à plusieurs destinataires ?
Est-ce possible d’obtenir le consentement du destinataire lors de la notification ?

Qu’est-ce que le délai d’expiration de ma notification ?
Chaque notification a un délai d’expiration. Il s’agit d’un laps de temps que vous décidez de laisser à votre destinataire afin qu’il puisse télécharger le document. Par exemple, bien que la notification soit faite en date du 1er février, vous pouvez laisser quelques jours à votre destinataire pour qu’il télécharge le document. Par défaut, Todoc donne un délai de 7 jours.
Au Québec, la notification est toujours réputée faite au moment où le destinataire reçoit l’avis de notification et non au moment où il télécharge le document.
Dans la majorité des provinces, la notification est réputée faite au moment où vous effectuez l’envoi et non au moment moment où le document est téléchargé par votre destinataire.
Consultez la page Ce qu’il faut savoir pour plus d’informations.
Todoc supprimera le document 48 heures après l’expiration de ce délai. Le détail de vos notifications sera conservé pour une période de deux ans.
Puis-je modifier le délai d’expiration du document ?
Puis-je envoyer un rappel à mon destinataire ?


Quoi faire si la notification est expirée et que mon destinataire n’a pas téléchargé le document ?
Vous avez 48 heures après l’expiration de la notification pour modifier la date d’expiration et envoyer un rappel à votre destinataire. Passé ce délai, vous devrez effectuer une nouvelle notification et joindre à nouveau vos documents.
Astuce : utilisez l’outil Nouvelle notification à partir de celle-ci pour éviter de remplir le formulaire à nouveau.

Je ne suis plus en mesure d’annuler une notification.
J’ai reçu un message d’absence de mon destinataire ?
J’ai reçu un retour (bounce) de courriel de la part de mon destinataire ?
Que se passe-t-il si mon destinataire ne télécharge pas le document ?


Avec l’extension Outlook, est-ce possible de conserver une trace de mes courriels envoyés via Todoc ?
Comment puis-je facturer mes clients pour les notifications effectuées ?
Truc et astuces
Les différents statuts d’une notification
Un courriel a été transmis à votre destinataire lui permettant d’accéder aux documents notifiés. Vous pouvez télécharger le bordereau attestant de cette notification en cliquant sur l’icône suivant :

Votre destinataire a reçu les documents notifiés. Vous pouvez télécharger le bordereau attestant de ce téléchargement en cliquant sur l’icône suivant :

Notifiée – Expirée :
Votre destinataire n’a pas pris possession des documents dans les délais que vous avez spécifiés.
Notifiée – Complété :
Vos documents ont été notifiés et téléchargé. Todoc a donc procédé à la supression des documents sur ses serveurs.
Annulée :
Vous avez annulé cette notification avant que le destinataire ne télécharge les documents.
Gestion des notifications courriels que Todoc vous envoie
Vous recevez par courriel les quatre messages suivants pour chacune de vos notifications :
- Confirmation de notification
- Confirmation du téléchargement
- Information qu’un rappel a été fait à votre destinataire (s’il n’a pas téléchargé le document dans les trois jours suivant la notification)
- Information à l’effet que Todoc a supprimé vos documents
Vous pouvez déterminer quels courriels automatisés vous souhaitez recevoir dans le menu Préférences de Todoc.
Créer des rapports à partir de Todoc
Utilisez la section de recherche pour déterminer les critères du rapport que vous désirez obtenir :
Envoyer des notifications à partir des précédentes

Tarification
Est-ce que le destinataire doit payer pour recevoir une notification par Todoc ?
Quel est le coût d’une notification ?
Lors de votre inscription, vous recevrez 4 crédits de notifications gratuits. Il vous est possible de faire l’achat de nouveaux crédits de notifications selon le forfait que vous choisirez. Un crédit équivaut à la notification d’un ou de plusieurs documents à un destinataire. Chaque destinataire ajouté à votre notification nécessitera un crédit supplémentaire.
Il vous est aussi possible d’obtenir une tarification mensuelle préférentielle en optant pour le mode Entreprise.
Consultez la section Entreprise pour plus d’informations.
Les notifications annulées ou expirées me sont-elles facturées ?
Oui. Todoc vous permet d’annuler une notification qui n’a pas déjà été téléchargée, mais doit effectuer plusieurs opérations pour ce faire, notamment celle d’en aviser le destinataire. C’est pourquoi la notification vous est facturée.
Les notifications expirées sont aussi facturées puisque l’opération de notification a été effectuée. Pour éviter de devoir notifier à nouveau votre destinataire, nous vous suggérons de modifier le délai d’expiration avant qu’il ne soit échu et de faire parvenir un rappel à votre destinataire.
Puis-je obtenir une facturation mensuelle de mes notifications plutôt que d’acheter des crédits ?

Utilitaires