Foire aux questions

Nous avons répertorié les questions les plus fréquentes concernant Todoc. Si vous ne trouvez pas votre réponse ici, n’hésitez pas à nous joindre.

Général

Pourquoi Todoc ?

Todoc a été conçue pour faciliter le quotidien des juristes du Canada. Todoc assure pour vous l’envoi, le suivi, la confidentialité et la sécurité du transfert de vos documents dans le respect des règles qui régissent votre profession.

Vous recevrez des avis détaillés par courriel à chaque étape de vos notifications. Les serveurs de messagerie d’aujourd’hui n’acceptent guère de pièces jointes dont la taille excède 10 méga octets. Dans ce contexte, Todoc est l’alternative sécuritaire qui vous permet d’envoyer vos documents volumineux.

Todoc est hébergé dans un centre de données situé au Canada. Il n’est donc pas assujetti au Patriot Act. L’hébergement des documents à l’extérieur du Canada ne respecte pas la Loi sur le Barreau et le Code de déontologie des avocats.

Comment fonctionne Todoc ?

Après l’inscription, vous téléchargez votre document sur Todoc. Automatiquement, Todoc produit un avis de notification à votre intention afin de confirmer la notification. Il émet aussi un avis à votre destinataire qui explique comment récupérer le document sur la plateforme. Lorsque votre destinataire télécharge le document, Todoc vous envoie une confirmation de ce téléchargement.

Par la suite, Todoc supprime automatiquement le document de ses serveurs et vous en informe par courriel.

À quoi ressemblent les messages envoyés par Todoc ?

Mon destinataire doit-il avoir un abonnement Todoc ?

Non. Si votre destinataire n’a pas de compte Todoc, il recevra un code d’accès spécifique pour accéder au document transmis. Si vous avez déterminé un mot de passe, il devra utiliser celui-ci.

Il est utile pour le destinataire de créer son compte Todoc puisque cela fait en sorte qu’il utilisera son code d’accès pour toutes les notifications qu’il recevra. La création d’un compte Todoc est gratuite.

Qu’est-ce que l’outil Outlook ?

Cet outil vous permet de notifier directement depuis Outlook comme si vous écriviez un courriel habituel. Cliquez ici pour en savoir plus.

Technique

J’ai perdu mon mot de passe, que faire ?

Vous pouvez réinitialiser votre mot de passe en cliquant ici.

Est-ce que je peux changer mon adresse courriel ?

Oui, il est possible de changer votre adresse courriel dans la section Préférences.

Quelle est la taille maximale d’un document pour téléchargement ?

Vous pouvez télécharger des documents dont la taille peut atteindre jusqu’à 500 mo.

Où mes documents sont-ils hébergés ?

Todoc est hébergé sur des serveurs situés au Canada. C’est une exigence prescrite par de nombreuses réglementations en la matière.

Mes documents sont-ils transférés et entreposés de façon sécuritaire ?

Todoc utilise un certificat SSL de 2048 bits qui encode toutes les transmissions entre votre ordinateur et le serveur. Les documents sont stockés sur un serveur indépendant auquel seuls les administrateurs de Todoc peuvent accéder.

Combien de temps mes documents résident-ils sur vos serveurs ?

Un document que vous notifiez avec Todoc est conservé sur nos serveurs pendant le délai de téléchargement que vous avez accordé à votre destinataire. Une fois ce délai expiré, Todoc accorde un 48 heures de grâce avant de supprimer définitivement votre fichier.

J’ai tenté de me connecter à la plateforme à plusieurs reprises et je n’ai plus accès à celle-ci.

Pour des raisons de sécurité, Todoc suspend votre accès pour un court moment si vous tentez d’accéder à la plateforme à plusieurs reprises en utilisant des informations non valides. Cette suspension d’accès pourrait affecter toute l’entreprise dans certains cas. Veuillez simplement attendre une quinzaine de minutes et vous aurez de nouveau accès à Todoc.

Quels sont les navigateurs supportés par Todoc ?

Todoc fonctionne avec tous les navigateurs les plus à jour. Nous vous conseillons de mettre à jour votre navigateur pour profiter de toutes les fonctionnalités de la plateforme.

Pourquoi la plateforme renomme-t-elle parfois mes documents ?

Afin d’être conforme aux bonnes pratiques en matière de nomenclature de documents, Todoc ajustera le nom de votre document en supprimant les caractères spéciaux et en remplaçant les espaces par des traits de surlignements. Cette fonctionnalité assurera la compatibilité et la lecture des documents sur la plupart des systèmes.

Comment vérifier l’intégrité d’un document ?

Todoc ajoute une clé numérique unique à chaque document transmis qui permettra la validation de son intégrité. Cette information se retrouve dans les courriels de l’expéditeur, du destinataire et dans le détail de la notification sur la plateforme.

Pour vérifier l’intégrité d’un document, il suffit de l’envoyer au système de vérification de la plateforme, en cliquant sur l’icône Vérifier. Vous recevrez ainsi la clé résultante. Si elle est identique à celle déjà en votre possession, il s’agit bel et bien du même document. Si la clé est différente, c’est que le contenu du document vérifié n’est pas identique à celui du document transmis.

Astuce : la modification du nom du document, sa copie, sa sauvegarde ou son déplacement n’altère pas l’intégrité de celui-ci.

Attention : nous vous conseillons de conserver une copie en « lecture seule » des documents que vous avez notifiés afin de pouvoir regénérer la clé numérique à tout moment. Si votre document a été modifié par la suite, la clé résultante ne sera pas identique.

Juridique

Est-ce que la notification électronique est valide dans tous les tribunaux et toutes les provinces canadiennes ?

La législation canadienne permet la notification ou la signification électroniques de documents selon diverses balises.

Consultez la page Ce qu’il faut savoir pour d’autres précisions.

Dans quelles circonstances ma notification est-elle valide ?

Veuillez consulter la page Ce qu’il faut savoir pour obtenir plus d’informations sur les meilleures pratiques et la législation en vigueur dans votre juridiction.

Au Québec, puis-je notifier par télécopieur ?

Non, selon notre interprétation. Au Québec, le Code de procédure civile ne mentionne pas le télécopieur comme moyen de notification. Si l’on considère le télécopieur comme un « moyen technologique » au sens de l’article 133, il faudrait que le destinataire puisse vérifier l’intégrité de la transmission (article 134), ce qui n’est pas possible, selon notre interprétation de l’article 6 de la LCCJTI

Au Québec, puis-je notifier par courriel ?

OUI, en respectant plusieurs exigences :

Obtenir une preuve de la remise ou de la réception de l’envoi (art. 110 C.p.c)
S’assurer que le destinataire puisse vérifier l’intégrité de la transmission (art. 134 C.p.c.). Un système d’encryption ou d’infrastructure à clé publique peut être utilisé pour ce faire.
Compléter un bordereau de notification (art. 134 C.p.c)

Attention : la taille de la pièce jointe au courriel peut être trop volumineuse pour être acceptée par la boîte courriel de votre destinataire. De plus, un courriel ne garantit pas la confidentialité des documents que vous transmettez.

Notification

Est-ce possible de centraliser les notifications de mon entreprise ?

Le mode Entreprise de Todoc vous permet de centraliser tous vos usagers sous une même tarification avantageuse et évite à chacun d’avoir à acheter des crédits de notification. Les usagers que vous déterminerez comme coordonnateurs pourront visualiser les notifications de tous les membres de votre entreprise, sans pouvoir accéder aux documents. Ils seront en mesure de générer des rapports afin de consolider vos activités.

Plus d’informations

Est-ce possible de voir les notifications de mes collègues ?

Dans le mode Entreprise, seuls les usagers déterminés par vos administrateurs pourront visualiser toutes les notifications de votre organisation, sans toutefois avoir accès aux documents notifiés.

Plus d’informations

Puis-je envoyer des documents à plusieurs destinataires ?

Oui, il est possible d’envoyer un document à plusieurs destinataires à la fois. Chaque envoi sera traité par la plateforme comme une notification distincte afin de respecter la législation en vigueur.

Est-ce possible d’obtenir le consentement du destinataire lors de la notification ?

Oui, pour toutes vos notifications, votre destinataire doit cocher la case de consentement avant de procéder au téléchargement des documents notifiés. Le consentement du destinataire sera certifié dans le bordereau de téléchargement Todoc. Il est donc facile de documenter votre échange lorsque la législation nécessite le consentement du destinataire. Toutefois, comme ce consentement se fait au moment de la notification, nous vous conseillons, dans les dossiers visés par une obligation de consentement, d’obtenir préalablement celui-ci par un autre moyen afin qu’il s’applique à tous les échanges dans votre dossier.

Qu’est-ce que le délai d’expiration de ma notification ?

Chaque notification a un délai d’expiration. Il s’agit d’un laps de temps que vous décidez de laisser à votre destinataire afin qu’il puisse télécharger le document. Par exemple, bien que la notification soit faite en date du 1er février, vous pouvez laisser quelques jours à votre destinataire pour qu’il télécharge le document. Par défaut, Todoc donne un délai de 7 jours.

Au Québec, la notification est toujours réputée faite au moment où le destinataire reçoit l’avis de notification et non au moment où il télécharge le document.

Dans la majorité des provinces, la notification est réputée faite au moment où vous effectuez l’envoi et non au moment moment où le document est téléchargé par votre destinataire.

Consultez la page Ce qu’il faut savoir pour plus d’informations.

Todoc supprimera le document 48 heures après l’expiration de ce délai. Le détail de vos notifications sera conservé pour une période de deux ans.

Puis-je modifier le délai d’expiration du document ?

Vous pouvez déterminer le délai d’expiration par défaut de toutes vos notifications à l’onglet Préférences de votre compte. Vous pouvez aussi le modifier au moment de remplir le formulaire de notification.

Puis-je envoyer un rappel à mon destinataire ?

Todoc envoie automatiquement un rappel à vos destinataires 3 jours après la notification, s’ils n’ont toujours pas téléchargé les documents. Vous pouvez aussi envoyer un rappel en utilisant la fonction Envoyer un rappel.

Quoi faire si la notification est expirée et que mon destinataire n’a pas téléchargé le document ?

Vous avez 48 heures après l’expiration de la notification pour modifier la date d’expiration et envoyer un rappel à votre destinataire. Passé ce délai, vous devrez effectuer une nouvelle notification et joindre à nouveau vos documents.

Astuce : utilisez l’outil Nouvelle notification à partir de celle-ci pour éviter de remplir le formulaire à nouveau.

Je ne suis plus en mesure d’annuler une notification.

Dès que le destinataire a téléchargé la documentation, il n’est plus possible d’annuler une notification.

J’ai reçu un message d’absence de mon destinataire ?

Votre notification a été reçue par votre destinataire. Nous vous conseillons de modifier la date d’expiration de votre notification en conséquence et/ou d’aviser la personne désignée pour prendre le relais des activités de votre destinataire en son absence.

J’ai reçu un retour (bounce) de courriel de la part de mon destinataire ?

Votre destinataire n’a pas reçu votre notification. Veuillez vérifier l’exactitude de l’adresse que vous avez utilisée pour votre notification. Sinon, veuillez communiquer avec votre destinataire pour confirmer son adresse de courriel.

Que se passe-t-il si mon destinataire ne télécharge pas le document ?

Lorsqu’un document n’est pas téléchargé 3 jours après l’envoi, Todoc envoie un rappel au destinataire. Le document sera disponible jusqu’à la date d’expiration que vous aurez spécifié. Vous pouvez aviser le destinataire de nouveau en utilisant la fonction Envoyer un rappel qui se trouve dans la section Détail de la notification.

Avec l’extension Outlook, est-ce possible de conserver une trace de mes courriels envoyés via Todoc ?

Oui, tous les messages envoyés par Todoc sont sauvegardés, sans les documents joints dans vos éléments envoyés.

Comment puis-je facturer mes clients pour les notifications effectuées ?

Dans la section Historique, vous pouvez générer un rapport de vos notifications selon les critères que vous déterminez et exporter ces données en format CSV. Une façon simple et efficace de facturer vos clients.

Truc et astuces

Les différents statuts d’une notification

Notifiée :
Un courriel a été transmis à votre destinataire lui permettant d’accéder aux documents notifiés. Vous pouvez télécharger le bordereau attestant de cette notification en cliquant sur l’icône suivant :

Notifiée – Téléchargée :
Votre destinataire a reçu les documents notifiés. Vous pouvez télécharger le bordereau attestant de ce téléchargement en cliquant sur l’icône suivant :

Notifiée – Expirée :
Votre destinataire n’a pas pris possession des documents dans les délais que vous avez spécifiés.

Notifiée – Complété :
Vos documents ont été notifiés et téléchargé. Todoc a donc procédé à la supression des documents sur ses serveurs.

Annulée :
Vous avez annulé cette notification avant que le destinataire ne télécharge les documents.

Gestion des notifications courriels que Todoc vous envoie

Vous recevez par courriel les quatre messages suivants pour chacune de vos notifications :

Confirmation de notification
Confirmation du téléchargement
Information qu’un rappel a été fait à votre destinataire (s’il n’a pas téléchargé le document dans les trois jours suivant la notification)
Information à l’effet que Todoc a supprimé vos documents

Vous pouvez déterminer quels courriels automatisés vous souhaitez recevoir dans le menu Préférences de Todoc.

Créer des rapports à partir de Todoc

Utilisez la section de recherche pour déterminer les critères du rapport que vous désirez obtenir :

Envoyer des notifications à partir des précédentes

Pour faire une notification à partir des mêmes données qu’une notification antérieure, vous pouvez utiliser l’outil Nouvelle notification à partir de celle-ci.

Tarification

Est-ce que le destinataire doit payer pour recevoir une notification par Todoc ?

Non. Il peut même s’inscrire gratuitement afin de pouvoir utiliser son mot de passe personnel pour télécharger les documents qui lui sont notifiés par Todoc.

Quel est le coût d’une notification ?

Lors de votre inscription, vous recevrez 4 crédits de notifications gratuits. Il vous est possible de faire l’achat de nouveaux crédits de notifications selon le forfait que vous choisirez. Un crédit équivaut à la notification d’un ou de plusieurs documents à un destinataire. Chaque destinataire ajouté à votre notification nécessitera un crédit supplémentaire.

Il vous est aussi possible d’obtenir une tarification mensuelle préférentielle en optant pour le mode Entreprise.

Consultez la section Entreprise pour plus d’informations.

Les notifications annulées ou expirées me sont-elles facturées ?

Oui. Todoc vous permet d’annuler une notification qui n’a pas déjà été téléchargée, mais doit effectuer plusieurs opérations pour ce faire, notamment celle d’en aviser le destinataire. C’est pourquoi la notification vous est facturée.

Les notifications expirées sont aussi facturées puisque l’opération de notification a été effectuée. Pour éviter de devoir notifier à nouveau votre destinataire, nous vous suggérons de modifier le délai d’expiration avant qu’il ne soit échu et de faire parvenir un rappel à votre destinataire.