Nous savons que la Loi 25 peut sembler complexe et qu’elle impose de nouvelles obligations en matière de protection des renseignements personnels.
Nous avons donc adapté ParaMaitre pour vous faciliter la tâche et vous garantir une conformité optimale.
Quels sont concrètement les bénéfices de ces changements dans votre travail quotidien?
✅ Sécurité renforcée: Protégez efficacement les données de vos clients et évitez les risques de sanctions.
✅ Conformité simplifiée: Respectez les obligations légales en toute sérénité, grâce à des outils intuitifs et une traçabilité renforcée.
✅ Gain de temps: Automatisez certaines tâches et centralisez les informations sensibles pour gagner en efficacité.
✅ Transparence: Bénéficiez d’une visibilité complète sur la gestion de vos données et facilitez les audits.
Quelles sont ces nouvelles fonctionnalités applicables à la loi 25?
Identifiez clairement le Responsables de la protection des renseignements personnels (RPRP)
Un nouvel onglet Info. confidentielle a été ajouté dans la gestion de l’étude sous le menu Configuration/Gestion de l’étude. Ce nouvel onglet permet de:
- Identifier rapidement le Responsable et le Responsable délégué des informations confidentielles au sein de votre étude.
- Centraliser toutes les informations importantes liées à la protection des données (URL de la politique, notes particulières).
Mettez en place une politique de confidentialité
Que ce soit pour adopter ou mettre à jour une politique de confidentialité, vous pouvez désormais le faire à partir de l’écran d’édition des ressources, deux nouveaux champs:
- Enquête de sécurité réalisée le: Indiquez la date à laquelle vous avez évalué les risques liés à vos activités.
- Entente de confidentialité signée le: Inscrivez la date à laquelle vous avez fait signer l’entente à vos employés.
Ces nouveaux champs pour la politique de confidentialité vous permettent de:
✅Répondre aux exigences légales sans effort supplémentaire.
✅Simplifier les audits et réduire les risques de non-conformité.
Pour plus de détails, consultez la FAQ11995-Entente de confidentialité et sécurité.
Conformez-vous en toute simplicité à la Directive sur la destruction ou anonymisation des renseignements personnels
ParaMaitre vous offre les outils nécessaires pour gérer le cycle de vie complet de vos données, de leur création à leur destruction. Grâce à des fonctionnalités d’anonymisation, de justification d’accès et de définition de périodes de rétention, vous assurez une conformité optimale.
Vous trouverez les modifications suivantes aux écrans:
- État civil: Cacher le numéro d’assurance sociale, le numéro d’assurance maladie et la date de naissance dans la fiche client.
- Identifiants: Ajouter un onglet pour les valeurs Dossier fédéral et Dossier provincial dans les fiches des personnes morales.
- Justification de visualisation: Nouvelle fenêtre de dialogue pour justifier l’accès aux informations confidentielles.
- Gestion documentaire, fiche client et Index: Ajout de la case « Confidentiel » dans les différents écrans/onglets et menus pour mieux gérer les documents et informations confidentiels. Consultez la FAQ12003-Modifications dossier et la FAQ12004-Modifications Fiche client pour plus de détails sur ces modifications.
- Fusion de documents: Mise à jour du module de fusion pour définir la confidentialité des documents fusionnés.
- Liste des documents en cours d’utilisation par l’écran et par le panneau de collaboration: Nouvelle colonne « Conf. »
- Rétention des informations: Nouveaux écrans pour gérer la période de rétention des informations confidentielles des parties et des dossiers.
- Permissions: Gestion des permissions pour accéder aux nouveaux écrans relatifs aux informations confidentielles.
- Historique: Ajout d’un onglet « Historique » dans la fiche client pour visualiser les opérations liées aux données confidentielles.
Portabilité des données
Bénéficiez d’une grande flexibilité dans la gestion de vos données grâce à notre format d’exportation structuré. La demande doit être faite au service à la clientèle d’Avancie.
Dans la continuité de notre engagement à vous offrir une solution toujours plus conforme à la Loi 25, nous vous proposerons de nouvelles améliorations prochainement.
À venir:
• Historique de la gestion documentaire: Ajout d’une section pour visualiser les opérations sur les documents confidentiels (visualisation, confidentialisation, suppression) avec date, code de la ressource et commentaire.
• Champs Identifiants: Déplacement des champs NAM et NAS dans le nouvel onglet Identifiants de la fiche client personne physique.
En résumé, ParaMaitre vous offre tous les outils nécessaires pour vous conformer à la Loi 25 en toute simplicité.
Vous pouvez désormais:
✅Protéger efficacement les données de vos clients
✅Simplifier vos audits
✅Gagner du temps
✅Bénéficier d’une transparence totale sur la gestion de vos informations
Vous avez des questions ou besoins d’assistance ? Notre équipe est à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en œuvre de ces nouvelles fonctionnalités. N’hésitez pas à nous contacter: sac@avancie.com