Dans une étude notariale, ce ne sont pas toujours les grandes tâches qui prennent le plus de temps. Ce sont souvent les petites manipulations répétées plusieurs fois par jour: télécharger un document, le classer, saisir une information déjà inscrite ailleurs, compléter une feuille de temps ou déplacer un fichier d’une application à une autre.
Quelques minutes par jour: combien de temps perdez-vous vraiment?
Prenons une journée tout à fait ordinaire:
- 3 minutes pour télécharger et classer quelques documents reçus d’un client
- 4 minutes à ressaisir ou copier des informations déjà présentes ailleurs
- 3 minutes à retrouver et déplacer des fichiers entre différentes applications
- 5 minutes à reconstituer certaines activités pour compléter votre temps
Cela représente 15 minutes par jour. Il pourrait certainement en ajouter beaucoup d’autres si on s’y attardait davantage.
Répétées au quotidien, ces petites tâches représentent environ:
Et ce calcul ne concerne qu’une seule personne.
La bonne nouvelle? Il n’est pas nécessaire de revoir toutes vos méthodes de travail pour récupérer une partie de ce temps. Mais certainement que plusieurs de ces petites tâches peuvent être simplifiées ou automatisées.
Voici 5 tâches courantes qui méritent votre attention dans votre étude notariale.
1. Recevoir, télécharger et classer les documents de vos clients
Pièces d’identité, documents à vérifier, renseignements confidentiels… les échanges avec les clients font partie intégrante du traitement d’un dossier.
Le problème apparaît lorsque chaque document reçu nécessite plusieurs manipulations: ouvrir le courriel, télécharger la pièce jointe, retrouver le bon dossier, enregistrer le fichier au bon endroit, puis confirmer sa réception.
Ce qu’il est possible de simplifier
Un processus bien intégré devrait permettre au client de transmettre ses documents de façon sécurisée et au notaire/collaboratrice de les associer facilement au bon dossier.
C’est notamment ce que permet Todoc lorsqu’il est utilisé avec ParaMaitre: les documents transmis par le client peuvent être récupérés et intégrés au dossier ou à sa fiche client.
Le même principe peut être utilisé dans l’autre sens, par exemple pour transmettre un projet de document à un client afin qu’il puisse le vérifier avant une transaction.
💡À retenir: Cherchez à réduire le nombre d’étapes entre la réception d’un document et son classement dans le dossier.
2. Ressaisir les mêmes informations dans plusieurs documents
Nom du client, coordonnées, informations relatives au dossier, données nécessaires à la facturation… et j’en passe!
Lorsqu’une même information doit être saisie à plusieurs endroits, vous perdez du temps et augmentez également le risque d’erreurs de frappe ou d’incohérences.
Ce qu’il est possible de simplifier
La codification et l’utilisation de modèles permettent de réutiliser les informations déjà présentes dans le dossier plutôt que de les saisir de nouveau.
Il est également possible d’aller plus loin en standardisant certains types de dossiers: documents à préparer, tâches à effectuer, responsables et échéances peuvent être déterminés à l’avance.
Dans ParaMaitre, par exemple, les modèles de documents, les supports et les tâches peuvent être associés aux différents types de dossiers. Lorsqu’un dossier est créé, une partie du travail de préparation est ainsi déjà structurée.
💡À retenir: Chaque fois que vous copiez une information d’un endroit à un autre, demandez-vous si cette étape pourrait être automatisée.
3. Reconstituer votre temps après coup
Vous arrive-t-il de terminer votre journée en essayant de vous rappeler combien de temps vous avez consacré à chacun de vos dossiers? Lorsque la saisie est repoussée de plusieurs heures, voire de plusieurs jours, elle devient une tâche supplémentaire et demande un véritable effort de mémoire.
Ce qu’il est possible de simplifier
L’idéal est d’intégrer la saisie du temps directement au processus de travail plutôt que d’en faire une tâche distincte.
Certains logiciels de gestion peuvent, par exemple, vous inviter à enregistrer votre activité lorsque vous quittez un dossier.
C’est le fonctionnement proposé dans ParaMaitre. Les activités enregistrées peuvent ensuite être utilisées pour la facturation et contribuer à produire un descriptif plus précis des services rendus.
💡À retenir: Plus la saisie du temps est proche du moment où le travail est effectué, moins vous avez à reconstruire votre journée par la suite.
4. Vérifier manuellement chaque transaction lors de la conciliation
La comptabilité en fidéicommis exige rigueur et précision. Lorsque de nombreuses transactions doivent être vérifiées, la conciliation peut toutefois devenir une opération particulièrement répétitive.
Ce qu’il est possible de simplifier
L’importation des données bancaires permet d’automatiser une partie du rapprochement et de concentrer les vérifications sur les éléments qui nécessitent réellement une intervention.
Dans ParaMaitre, un relevé bancaire au format OFX ou QFX peut être importé afin d’effectuer le rapprochement des transactions. Il reste ensuite à vérifier les transactions manquantes ou celles qui présentent une différence.
💡À retenir: L’automatisation ne remplace donc pas la vérification : elle permet plutôt de concentrer votre attention là où elle est nécessaire.
5. Multiplier les manipulations lors de la signature électronique
Préparer le document, créer le projet de signature, identifier les signataires, ajouter les champs nécessaires, récupérer les documents signés, les enregistrer au dossier…
Une signature technologique peut rapidement entraîner plusieurs manipulations lorsque les différents outils utilisés ne communiquent pas entre eux.
Ce qu’il est possible de simplifier
L’intégration entre votre logiciel de gestion et votre solution de signature permet d’automatiser plusieurs de ces étapes.
Avec l’intégration entre ParaMaitre et ConsignO Cloud par exemple, les informations déjà présentes dans le dossier peuvent être utilisées pour préparer le projet et les signataires. Une fois la signature terminée, les documents générés peuvent être récupérés dans le dossier et associés au document source.
Vous évitez ainsi une partie des manipulations de fichiers entre les différentes applications.
💡À retenir: Lorsque deux outils sont utilisés successivement dans un même processus, vérifiez s’ils peuvent communiquer entre eux.
Le véritable gain: commencez par éliminer les petites tâches répétitives
Moderniser une étude notariale ne signifie pas nécessairement changer de logiciel, transformer tous ses processus ou modifier toutes ses habitudes en même temps.
Commencez plutôt par observer votre quotidien.
Quelles informations saisissez-vous plus d’une fois? Quels documents déplacez-vous manuellement? Quelles tâches répétez-vous dans chaque dossier? Quels processus vous obligent à passer constamment d’un logiciel à un autre?
Ce sont souvent ces petites étapes qui représentent les meilleures occasions de gagner du temps.
Et si certaines de ces tâches pouvaient se faire automatiquement?
ParaMaitre a été conçu pour centraliser la gestion d’une pratique juridique et automatiser plusieurs tâches qui font partie du quotidien d’une étude notariale.
Demandez une démonstration de ParaMaitre pour voir concrètement comment ces automatisations peuvent s’intégrer à votre façon de travailler.
_
Articles associés
